Wo geht´s denn bitte aus dem Hamsterrad?

Ein Gastbeitrag von Andreas Weitkamp, Gründer und Mitgeschäftsführer des Backoffice-Dienstleistungsunternehmens Training.Services

Wenn Sie einmal die letzten Artikel in diesem Blog betrachten, dann fällt Ihnen vielleicht auf, dass sich viele Themen nicht nur mit der inhaltlichen Ebene des Coachings beschäftigen, sondern mit dem Coach selbst. Stressbewältigung, Selbstcoaching, gute Vorsätze, 15 Gesetze für Deinen Erfolg – die Liste lässt sich erweitern…

Was uns dabei aufhorchen lässt, ist der rote Faden, der sich durch die Themen zieht: Coaches sind in der Regel Einzelunternehmer, sie sind für jeden einzelnen Aspekt ihres Unternehmens selbst verantwortlich.

Selbst und ständig…

Akquise? Essenziell. Rechnungen schreiben? Klar. Termine mit Kunden vereinbaren? Natürlich. Reisen organisieren? Vermutlich auch. Externe Räume organisieren? Ungern, aber vermutlich schon. Den eigenen Coaching-Raum sauber halten? Das macht sicher eine Putzhilfe. Facebook? Xing? LinkedIn? Blog Posts schreiben? Selbstverständlich, wie werden die potenziellen Kunden sonst aufmerksam. Telefonate entgegennehmen? Wann soll ich das denn noch machen. E-Mail-Kommunikation? Noch 148 Mails checken, muss nur noch kurz dieWelt retten…

Fällt Ihnen etwas auf? Bisher haben Sie noch niemanden gecoacht!

Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, lassen Sie uns doch mal gemeinsam um die Ecke denken.

Müssen Sie das alles selbst machen?

Der einfachsteWeg, nicht mehr alles selbst machen zu müssen, ist das Delegieren. Aber für diese „bahnbrechende“ Neuigkeit hätten Sie den Artikel jetzt nicht lesen müssen – das wussten Sie vorher schon. Das eigentliche Problem ist ja: Woher bekommen Sie die Person, an die Sie vertrauensvoll Aufgaben abgeben können und wie soll das funktionieren, dass diese Person sowohl während normaler Bürozeiten verfügbar ist – als auch gleichzeitig keinen 40h-Vertrag beansprucht?

„OK“, werden Sie jetzt denken, „Thema erledigt, Problem weiter ungelöst!“
Oder doch nicht?

Lassen Sie sich in die Welt eines unserer Kunden entführen – vielleicht gefällt es Ihnen ja dort.

Fallbeispiel: Frau C. aus Berlin – Coach und Trainerin

Frau C. ist seit langen Jahren in der großen und unübersichtlichen Berufsgruppe der Trainer, Berater, Moderatoren, Coaches, Speaker und sonstigen Weiterbildner tätig. Früher war sie als Personalentwicklerin in mehreren mittelständischen und auch größeren Unternehmen angestellt und hat dort Personal- und Organisationsentwicklungsprojekte konzipiert und umgesetzt. Irgendwann wollte sie nicht mehr in den oft engen Grenzen einer Unternehmensorganisation mitlaufen, sondern ihren eigenen Weg gehen und sich selbständig machen.

Naheliegend, dass sie den bisherigen Arbeitsinhalt, der sie nach wie vor faszinierte, beibehielt und als Trainerin im Bereich Change Management und zusätzlich als Coach für Führungskräfte firmierte. Natürlich dauerte es einige Zeit, bis Sie sich im Markt etabliert hatte und die Auslastung stimmte. Aber dann tauchte ein neues Problem auf. Mit wachsender Auslastung stieg der organisatorische (und unbezahlte) Overhead immer mehr an, sodass ihr Körper irgendwann mit Hörsturz und ihre Psyche mit Erschöpfung reagierten. Soweit zur Vergangenheit.

Heute sieht ihr Arbeitsalltag anders aus: Ihr Festnetztelefon klingelt nicht mehr in ihrem Büro, sondern bei ihrem Backoffice-Dienstleister. Allerdings kein einfaches virtuelles Sekretariat, das nur Anrufe entgegennehmen und weitergeben kann, ohne inhaltliches Wissen zu haben. Bei ihrem Backoffice ist sie mit ihrer gesamten Büro-Infrastruktur technisch eingebunden: Das Telefon ist weitergeleitet, der Dienstleister meldet sich in ihrem Namen. Der Zugriff auf ihren Kalender ist eingerichtet, so kann das Backoffice innerhalb vereinbarter Parameter mit Kunden Termine vereinbaren. Wenn Frau C. aus dem Coaching kommt, stehen die neuen Termine schon im Kalender. Auch auf ihr Mailpostfach kann ihr Backoffice zugreifen – und beantwortet von einer eigenen Mailadresse im Namen von Frau C. bestimmte Anfragen eigenständig.

Wenn Frau C. unterwegs ist, kann sie im Telegrammstil Antworten auf Kundenmails texten – ihr Backoffice macht daraus lesbare, freundliche und mit präzisen Informationen versehene E-Mail-Kommunikation, bei der sich die Kunden aufgehoben und gut betreut wissen. Natürlich braucht es eine Zeit, bis das Vertrauen gewachsen ist und die Zusammenarbeit sich eingespielt hat. Aber da der Dienstleister einen sehr persönlichen Service für seine Kunden anbietet, kennt er schon bald die wichtigen Ansprechpartner ihrer Kunden und pflegt die Kundenbeziehung, ohne dass Frau C. überhaupt daran beteiligt ist. Die Reisebuchungen hat Frau C. übrigens auch nicht selbst vorgenommen, auch das hat ihr Backoffice nach ihren generellen Reise-Vorgaben, den Kalendereinträgen und einer kurzen Information per Mail übernommen. Reisedaten und Buchungsbestätigungen findet sie sowohl im elektronischen Kalender als auch per Mail.

Nach ihren Trainings sendet sie jetzt direkt die abfotografierten Flipcharts und Metaplanwände an ihr Backoffice – und hat meist innerhalb von nur zwei Tagen ein fertiges und professionelles Fotoprotokoll vorliegen, das ihr Kunde ebenfalls bereits erhalten hat. Die notwendigen Daten hat ihr Office aus dem Kalender ermittelt. Zukünftige Termine übernimmt das Office in eine Terminplanung, sodass Frau C. bei Bedarf auch die Möglichkeit hat, dem Dienstleister die gesamte Vorbereitung und
Steuerung zu überlassen.

Auch nach dem Coaching oder der Veranstaltung macht es sich Frau C. leichter als früher. Zu Beginn ihrer Selbständigkeit hat sie immer am Monatsende ihre Rechnungen geschrieben – mit Word, furchtbar aufwändig und fehleranfällig, weil sie dann einen ganzen Stapel Belege zuordnen musste. Heute scannt sie die Belege mit dem Smartphone, sobald sie sie erhält und sendet nach der Heimkehr alles als PDF-Datei an ihr Office. Dort wird über eine Online-Faktura-Software eine professionelle Rechnung erstellt, die sie dann selbst versendet oder inzwischen auch einfach direkt durch ihren Dienstleister verschicken lässt.

Fokussierung auf die wichtigen Dinge

So hat sich Frau C. nicht nur von ihrem Hörsturz erholt, sondern sich wertvolle Zeit eingekauft. Heute fokussiert sie sich auf die wesentlichen Dinge: ihre Coachees und Kunden, ihre Trainingskonzepte, die Akquise neuer Kunden und – auf sich selbst.Wenn sie keine Termine hat, geht sie mit ruhigem Gewissen zum Yoga, ihr Office nimmt ja währenddessen die Anrufe entgegen.

Das Backoffice arbeitet natürlich nicht ausschließlich für sie, aber der Dienstleister hat lange Erfahrung in der PE- und OE-Branche und die notwendigen Projekt- und Prozessmanagement-Skills, um die Anforderungen der verschiedenen Kunden so abzubilden, dass die Aufgaben zeitgerecht und in hoher Qualität erledigt werden. Die Abrechnung erfolgt über ein monatliches Zeitkontingent – vergleichbar einer Handy-Flatrate, die sekundengenau abgerufen wird. So kann Frau C. unabhängig von den gerade anstehenden Aufgaben die benötigte Zeit abrufen – bei Bedarf auch über ihr zugesichertes Kontingent hinaus. So bleibt ihr Service sowohl kalkulierbar als auch flexibel.

Hamsterrad – angehalten!

Gefällt Ihnen die Welt von Frau C.? Dann lassen Sie sich doch auch unterstützen – Ideen und Anregungen haben Sie ja jetzt genug. Und wenn Sie Ihre Entscheidung getroffen haben, freuen wir uns, auch Ihre eigene Welt ein bisschen einfacher zu machen – unabhängig von Ihrem Wohnort.

training-services

Andreas Weitkamp und Carsten Hammermann erledigen für Ihre Kunden aus der Zielgruppe der Trainer, Berater, Coaches und Speaker alles, was nicht direkt vor Ort beim Kunden stattfindet.
Die so gewonnene Zeit können Training.Services-Kunden dann alternativ z.B. zur Akquise, für die Weiterentwicklung des eigenen Profils als Dienstleister – oder auch zum Auf- und Krafttanken nutzen.
www.trainingservices.info

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Ein Kommentar zu Wo geht´s denn bitte aus dem Hamsterrad?

  1. Jean Prost sagt:

    Wichtig ist es, dass man seine alten Glaubensmuster umprogrammiert. Alles was im Unterbewusstsein abgespeichert ist, begleitet uns im Leben, egal beim Misserfolg oder beim Erfolg. Erfolg ist lernbar und Glaubensmuster können durch Mentaltraining, NLP und Hypnose umprogrammiert werden.

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