Erfahrungsbericht zum Projektmanagement für interne Projekte

Projekte sind in unserer heutigen sehr schnelllebigen und komplexen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. In der Regel handelt es sich hierbei um bedeutende Vorhaben, die eine mittel- bis langfristige Wirkung erzielen. Projekte werden zu den unterschiedlichsten Themengebieten in nahezu allen Branchen praktiziert. In vielen Betrieben führt der Strukturwandel dazu, dass langjährig bestehende und sehr vielschichtige Prozesse verändert werden. In sehr vielen Fällen werden diese Veränderungsprozesse in Form von Projekten begleitet.

Definition eines Projektes:
Laut Definition des Gabler Wirtschaftslexikons ist ein Projekt eine zeitlich befristete, relativ innovative und risikobehaftete Aufgabe von erheblicher Komplexität, die aufgrund ihrer Schwierigkeit und Bedeutung meist ein gesondertes Projektmanagement erfordert.

Was ist ein internes Projekt?
Bei internen Projekten ist der Initiator nicht ein externer Auftraggeber oder Kunde. Es werden in Eigenregie Veränderungsprozesse angestoßen. Sehr häufig werden diese internen Projekte mit unternehmenseigenen Ressourcen (d.h. Personal- und Sachressourcen) umgesetzt.

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© Jo Szczepanska/ Unsplash

Beispiele für interne Projekte sind:

  • Projekte im Qualitätsmanagement
  • Entwicklung neuer Organisationskonzepte
  • Umbau- oder Umzugsprojekte
  • IT-Projekte
  • Projekte im Bereich Finanzwesen
  • Projekte im Personalwesen
  • Projekte zum Themengebiet Logistik
  • Etablierung neuer Arbeitsprozesse

Mögliche Stolpersteine in der internen Projektarbeit:
(Die Definition des Projektbegriffes sagt es schon.)

  • Projekte sind immer etwas Neues.
  • Projekte sind risikobehaftet. (lediglich Prognose für Zeitverlauf und Kosten möglich)
  • Das Ergebnis eines Projektes ist offen.
  • Projekte sind zeitlich begrenzt.
  • Projekte sind sehr komplex.
  • Verkettungen unglücklicher Umstände passieren. (Murphys Law ist bekannter Begriff in der Projektarbeit)

Letztendlich sind Projekte auch immer finanziell begrenzt.

Ein großer Stolperstein besteht auch darin, dass interne Projekte in der Regel neben dem regulären Tagesgeschäft durchgeführt werden und somit auch nicht die notwendige Aufmerksamkeit erhalten.

Welche Herausforderungen ergeben sich hierdurch für den internen Projektleiter?

Aus der oben benannten Begriffsdefinition lassen sich sehr gut die Herausforderungen darstellen, die sich im Projektverlauf häufig ergeben:

Begriffsdefinition Anforderung an alle Projektbeteiligten Herausforderung für den Projektleiter
Zeitlich befristete Veränderungsmaßnahme Für eine termingerechte Projektarbeit ist ein gut strukturierter Zeitplan zu entwickeln und einzuhalten. Einhaltung des Zeitplans parallel zum laufenden Geschäftsbetrieb, da die Projektbeteiligten in der Regel die Projektarbeit zusätzlich neben ihrem regulären Tagesgeschäft bewerkstelligen.
Innovative und risikobehaftete Aufgabe Für Zeitverlauf und Kosten des Projektes ist lediglich eine Prognose möglich. Es wird etwas Neues kreiert und das Ergebnis ist offen. Kosten und Zeitbedarf müssen trotz verschiedener unbekannter Einflussgrößen möglichst genau kalkuliert werden. Mögliche Risiken müssen im Vorfeld möglichst realistisch eingeschätzt werden.
hohe Komplexität und Beteiligung verschiedener Abteilungen und Berufsgruppen Informationsdichte, intensive Kommunikation mit allen Beteiligten ist erforderlich Es gilt darum, einen ständigen Kontakt zu allen Projektbeteiligten zu halten, eine Vielzahl an Informationen zu vermitteln und jeden individuell nach seinem Wissenstand zu unterrichten.
Umfangreiche Planung und Abstimmung Einbindung aller beteiligten Berufsgruppen und Hierarchieebenen Hierbei gilt es, alle Projektbeteiligten mit-zunehmen, zwischen unterschiedlichen Interessengruppen zu vermittelt und sehr häufig auch Kompromisslösungen zu unterschiedlichen Interessen zu finden

Welche Hilfestellung kann NLP hier bieten?

NLP ist ein wunderbarer Werkzeugkasten zur Kommunikation (Selbstwahrnehmung) mit mir und anderen Menschen.

Neuro steht für die gesamte menschliche Wahrnehmung und deren Steuerung über Nervensysteme und Gehirn.

Linguistisch soll die Bedeutung der Sprache für das Erfassen der Welt und den Einfluss der Sprache auf menschliche Veränderungen hervorheben.

Programmieren steht für erwünschte oder unerwünschte Verhaltensweisen (Programme), die aus erlernten Mustern bestehen, mit dem Ziel, einengende Gewohnheiten zu ändern.

Im Projektmanagement bietet dieses Modell einige sehr hilfreiche Methoden, z.B. für die Zielformulierung des Projektauftrages, für das Brainstorming mit dem Projektteam oder für den Umgang mit Schwierigkeiten.

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Zielformulierung des Projektauftrages:

Für den erfolgreichen Verlauf des Projektes ist es zu Beginn ganz entscheidend, dass das Ziel des Projektes klar und eindeutig formuliert wird. Ohne eine klare Zielstellung ist weder eine realistische Planung noch eine abschließende Beurteilung des Projekterfolgs möglich. Der Projektauftrag sollte auf jeden Fall schriftlich formuliert werden, da es sich um eine Art Vertrag zwischen Projektauftraggeber und dem Projektteam handelt.

Eine gute Orientierung zur Formulierung der Projektziele bietet die SMART-Methode:

Anforderung
an das Ziel
Erläuterung
Spezifisch Das Ziel sollte klar und einfach formuliert sein, damit alle Beteiligten die gleiche Vorstellung haben, was erreicht werden soll. Hilfreich hierbei ist es, den Soll-Zustand, der erreicht werden soll so eindeutig wie möglich zu beschreiben.
Messbar Die Ziele sind so formuliert, dass von Anfang an bekannt ist, anhand welcher Kriterien die Zielerreichung beurteilt wird.

Hilfreiche Fragestellung:
Woran machen wir fest, dass das Ziel erreicht ist, was ist dann anders?

Anspruchsvoll Die Zielerreichung ist herausfordernd und erfordert eine gewisse Anstrengung.
Realistisch Die Beteiligten habe aktiven Einfluss auf die Zielerreichung und dieses liegt innerhalb ihres Kompetenzbereiches.
Terminiert Die Ziele sind zumindest durch einen Endtermin, ggf. auch durch Zwischenziele oder Meilensteine beschrieben.

Brainstorming mit dem Projektteam:

Für das Brainstorming in der Projektgruppe eignet sich die Walt-Disney-Strategie. Ziel der Strategie ist es, ein konkretes Ziel incl. eines Plans zur Umsetzung zu kreieren.

Hierzu treten der Visionär, der Realist und der Kritiker gemeinsam über Bodenanker in einen Dialog ein.

Der Visionär:

  • Entwirft das gewünschte Zielbild
  • Denkt langfristig in die Zukunft
  • Alles ist möglich, d.h. Brainstorming ohne Zensur

Der Realist:

  • Sucht nach Mitteln und Wegen zur Umsetzung der Visionen und Ideen
  • Kurz- bis mittelfristige Planung
  • Was ist an Zeit, Geld, Wissen, etc. zur Vorbereitung erforderlich

Der Kritiker:

  • Bewertung der Ideen und Pläne
  • Abwägung von Vor- und Nachteilen
  • Suche nach möglichen Problemen
  • Konstruktive Kritik und Verbesserungsvorschläge

Wichtig ist es, die Bodenanker voneinander zu trennen. Daher sollte nach jeder Einheit ein kurzer Separator (eine bewusste Unterbrechung des Prozesses) eingeplant werden. Der Visionär darf seiner Phantasie freien Lauf lassen. Der Kritiker darf seine Anmerkungen und Kritik frei äußern.

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Die Walt-Disney-Strategie kann z.B. im Rahmen der Projekttreffen in Kleingruppen mit drei Personen durchgeführt werden. Die Arbeitsergebnisse werden anschließend dem gesamten Team vorgestellt.

Ein Teammitglied sollte die Rolle des Moderators übernehmen und die anderen Teilnehmer wie folgt durch den Prozess führen:

Schritt 1: Thema festlegen und die drei Bodenanker setzen

Schritt 2: Teilnehmer gehen in die Rolle des Visionärs (alles ist möglich)

Separator

Schritt 3: Teilnehmer nehmen die Rolle des Realisten und Planers ein (welche Ressourcen werden benötigt)

Separator

Schritt 4: Teilnehmer nehmen die Rolle des konstruktiven Kritikers ein (Hinweis auf mögliche Probleme)

Separator

Schritt 5: Betrachtung der vorliegenden Ergebnisse von der Meta-Ebene (Betrachtung von außen)

Schritt 6: Weitere Runden mit Schritten 2 bis 4 jeweils immer mit einem Separator dazwischen (wichtig die Rollen nicht verwechseln)

Schritt 7: Test: Überprüfung der Ergebnisse von Visionär, Realist und Kritiker von der Meta-Ebene aus.

Effektive Strategie zur Lösung von Problemen im Projekt:

Zur Lösung von Problemen im Projekt eignet sich die die Mentorentechnik.

Hierzu können die einzelnen Projektmitglieder ihre konkreten Probleme im Projekt im Plenum darstellen. Anschließend werden von der gesamten Gruppe Lösungsvorschläge eingebracht. Der Prozess wird von einem Moderator begleitet. Wichtig dabei ist, dass nur ein ganz konkretes Thema behandelt wird und der Prozess strukturiert vom Moderator begleitet wird.

Fazit: NLP eignet sich hervorragend, um die Projektarbeit zu starten, zu führen und bei Problemen eine Lösung herbei zu führen. Somit stellen die beschriebenen Methoden eine erhebliche Erleichterung für den Projektleiter dar und können in der täglichen Projektarbeit leicht eingesetzt werden.

Autorin: Ute Küppers