Schritt für Schritt zum Erfolg
Ihr wöchentliches E-Mail-Management-Trainingsprogramm (2)

Delegation

Vorteile der Delegation:

• Mehr Ruhe bei der Arbeit
• Mehr Zeit für grundsätzliche, strategische Arbeitsfragen
• Höhere Motivation der Mitarbeiter durch Verantwortungszuwachs

Voraussetzungen für ein gutes Delegationsgespräch:

Schritt 1: Festlegen der zu delegierenden Aufgaben

Einteilung der zu erledigenden Arbeiten in ein Dringlichkeits-Schema:
wichtig und sofort - wichtig, aber später - nicht so wichtig

Delegierbare Aufgaben sind:

• Routinearbeiten, repetitive Aufgaben
• Aufgaben mit Spezialkenntnissen
• Sonderaufgaben
• Aufgaben außerhalb des eigenen "Kernbereichs" und der eigenen Neigungen
• Vorbereitende Tätigkeiten

Grundsätzlich gilt: Jede Aufgabe lässt sich delegieren - unabhängig von ihrer Wichtigkeit.

Schritt 2: Bestimmung des Mitarbeiters, an den delegiert werden soll

Betriebswirtschaftliche Grundregel:
Übertragung an die qualifizierte Person, die am wenigsten kostet.

SWOT-Analyse zur Bestimmung:

• S - Strengths (Stärken)
• W - Weaknesses
• O - Opportunities (Chancen, Möglichkeiten)
• T - Threats (Gefahren)

Das Hauptaugenmerk gilt S und W, da sie kurzfristig am besten nutzbar sind.

Leitfragen zur Mitarbeiterauswahl:

• Fachwissen vorhanden oder kurzfristig anzueignen?
• Fertigkeiten und Neigungen vorhanden?
• Auslastung des Mitarbeiters?
• Belastbarkeit (psychisch und physisch!) des Mitarbeiters?
• Offenheit des Mitarbeiters für neue Herausforderungen?
• Tarifrechtliche Folgen der Übertragung höherwertiger Aufgaben?

> Auf eine gerechte Aufgabenverteilung achten!

Schritt 3: Man muss nicht immer alles bis ins Detail wissen!

Man sollte nur wissen ...
1. ... welcher Mitarbeiter gerade an welchem Projekt arbeitet
2. ... welches Ziel dahintersteht
3. ... ob Rahmenbedingungen (Zeit, Kosten) eingehalten werden
4. ... ob die Arbeit erfolgreich ist

Wichtig: Klare Vorgaben (v.a. Zeit, Kosten) geben!


Führen eines guten Delegationsgesprächs:

1. Genaue Information

• ... über das Projekt, Einbinden in den Informationsfluss:
• Was? - Warum? - Qualität? - Aufwand? - Warum ich?

2. Klare Zielvorgabe

• Anschauliche, positive Formulierung (nicht sagen, was man nicht will!)
• Ausdrücken des Ziels in messbaren Größen (ggf. auch qualitative Größen)
• Vorgabe von Zwischenzielen
• Eingehen auf Zielvorstellungen des Mitarbeiters

3. Klare Zeitvorgaben

• Je detaillierter der Zeitplan (auch Zwischenziele!), desto besser
• Realistische Zeitangaben (bzgl. der Fähigkeiten des Mitarbeiters)
• Eigene Zeitvorstellungen ehrlich angeben, ggf. Pufferzonen einbauen

4. Zwischengespräche

• Besprechung von Zwischenzielen
• Bei größeren/längeren Projekten zu festen Terminen (z.B. 1 x wöchentlich)

5. Absicherung durch Rückfragen

• Mitarbeiter wiederholt Delegationsaufgabe in eigenen Worten
• Feedback: Sind die Informationen richtig angekommen?

6. Motivation des Mitarbeiters

• Aufmunterung nach Delegationsgespräch (gut für persönliche Entwicklung/ Chancen im Unternehmen, insbesondere bei jungen Mitarbeitern)
• Aber: Keine Versprechen, die man nicht einhalten kann!

Nach Erledigung der delegierten Aufgabe: Projektabschlussgespräch

• Ziel: Lernen, Optimierung des Arbeitseinsatzes in der Zukunft
• Nach größeren Projekten obligatorisch
• Zunächst Ergebnis, dann Vorgehen bewerten
• Lob ist genauso wichtig wie Kritik!

Zusammenfassende Checkliste:

1. Was?

• Genaue Definition der Aufgabe und des Ziels
• Festlegung einer zulässigen Soll-Ist-Abweichung

2. Wer?

• Eignung/Qualifikation der Mitarbeiter?
• Möglichkeiten des Aufbesserns von Leistungsdefiziten
• Anzahl aktiv beteiligter und "nur" passiv zu informierender Mitarbeiter

3. Warum?

• Bedeutung der Aufgabe für das Unternehmen/die Abteilung
• Bedeutung der Aufgabe für mich als Führungskraft und für den Mitarbeiter
• Konsequenzen einer Nichterledigung der Aufgabe

4. Wie?

• Freiheiten und Vorgaben bei der Erledigung (Budget)
• Benötigte Kompetenzen des Mitarbeiters (Equipment, Informationen, weitere Mitarbeiter, Budget)

5. Wann?

• Endtermin, Zwischentermin für Etappenziele
• Zwischen-/Abschlussgespräch mit Feedback

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