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Häufig hört man in aktuellen Wirtschaftsblättern „Delegation als Chance“ oder „Motivation durch Delegation“. Was aber hat es mit dem Delegieren auf sich? Ist es nicht nur das Wegschieben von unliebsamen Aufgaben? Oder ist es tatsächlich ein mächtiges Werkzeug, das ein Unternehmen erfolgreich macht? Wer richtig delegiert, ermöglicht einen reibungslosen Betriebsablauf. Ganz gleich wie klein oder groß ein Unternehmen ist: Läuft an einer Schnittstelle oder in einem Arbeitsbereich etwas falsch, kann das mit hohen Kosten und erhöhtem Zeitaufwand verbunden sein. Da sich die Unternehmenskultur in den letzten Jahrzehnten erheblich verändert hat, steht heute neben dem Gewinn auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter stärker im Fokus. Zufriedene Mitarbeiter haben maßgeblich mit dem Erfolg eines Unternehmens zu tun. Wie das mit dem Delegieren zusammenhängt und worauf Fach- und Führungskräfte achten müssen, erfährst Du hier!
Inhaltsverzeichnis
Delegieren bedeutet Aufgabenübertragung. Es ist ein mächtiges Führungsinstrument, welches dabei helfen soll, effizienter zu arbeiten. Beim Delegieren geht es darum, Aufgaben abzugeben. In Firmen und Unternehmen gehört das Delegieren zum Alltagsgeschäft dazu und entlastet vor allem Manger und Führungskräfte.
Delegieren Definition:Delegieren bedeutet, Verantwortung, Aufgaben und Entscheidungsspielraum an andere zu übertragen.
Delegieren will gelernt sein. Es geht nicht darum, unliebsame Aufgaben auf seine Mitarbeiter abzuwälzen, sondern die Aufgaben ihrer Qualifikation entsprechend zuzuweisen. Hintergrund ist folgender: In einem Team arbeiten verschiedene Charaktere mit ganz unterschiedlichen Fähigkeiten zusammen. Je vielfältiger ein Team ist, desto mehr Potenzial steckt in ihm. Der eine Mitarbeiter ist beispielsweise besser im direkten Kundenkontakt; der andere hat seine Stärke im analytischen Denken. Mitarbeiter haben ganz unterschiedliche Skills, die für bestimmte Aufgabenbereiche geeignet sind. Es liegt an der Führungskraft die Aufgaben innerhalb des Teams so zu verteilen, dass sie den Qualifikationen der Team-Mitglieder entsprechen. Vielleicht kennst Du es von deinem Job, dass Vorgesetzte bestimmte Aufgaben delegieren, und am Ende herrscht mehr Chaos als zuvor. Mitarbeiter fühlen sich mit den ihnen zugetragenen Aufgaben teils überfordert, oder ihnen fehlt die nötige Kompetenz, diese korrekt auszuführen. Der Fehler liegt hier jedoch nicht beim Mitarbeiter, sondern am Vorgesetzten, welcher ihm die Aufgaben zugetragen hat. Delegieren ist eine Kunst, die noch immer zu wenig Führungskräfte beherrschen – dabei gehört das Delegieren zu den Kernaufgaben eines Vorgesetzten.
Auch ein Top-Manager im High Performance Umfeld kann nicht alles! In einer großen Marketing-Agentur arbeiten viele Spezialisten zusammen. Der eine kümmert sich um PR, der andere ist Experte für Web-Design. Wieder ein anderer ist Profi im Social Media, ein anderer fühlt sich auf dem Gebiet Eventmanagement zuhause. Jeder Mitarbeiter ist ein wichtiges Zahnrad in dem Getriebe, das MARKETING überhaupt erst möglich macht. Und so gibt es auch in jeder anderen Branche viele kleine Zahnräder, die perfekt ineinandergreifen müssen, um die Arbeit erfolgreich auszuführen. Ein Chef ist keiner, der all diese Spezialgebiete perfekt beherrscht, sondern er ist die Instanz, die einen reibungslosen Ablauf garantiert und Aufgaben delegiert. Zudem ist er für die Kontrolle des Endergebnisses verantwortlich. Um also optimale Delegationsstrukturen zu gewährleisten, muss der Vorgesetzte in der Lage sein, anhand der Mitarbeiter-Qualifikationen die Aufgaben entsprechend zu verteilen.
Das Delegieren von Aufgaben bringt viele positive Aspekte mit sich. Wer richtig delegiert, bietet seinen Mitarbeitern und sich selbst nur Vorteile. Es trägt zur Motivation und Förderung der Mitarbeiter bei, da diese an den ihnen zugetragenen Aufgaben wachsen. Zudem erfährt der Chef durch die Aufgabenverteilung eine enorme Entlastung. Was dem Unternehmen durch richtiges Delegieren zugutekommt, sind bessere Arbeitsergebnisse und ein besseres Arbeitsklima.
Vorteile für Führungskräfte:
Vorteile für Mitarbeiter:
Der Erfolg eines Unternehmens steht und fällt mit einer klaren Rollenverteilung. Vor allem in Teams ab 10 Mitarbeitern kann sich der Vorgesetzte nicht allein um alle wichtigen Entscheidungen und Aufgabenbereiche kümmern. Er braucht dann jemanden, auf den er sich verlassen kann, der ihm Entscheidungen und Aufgabenbereiche abnimmt. Und dort fängt das Problem schon an: Viele Chefs haben das „Superhelden-Syndrom“. Sie denken, sie müssten alles können und verspüren hinter jedem Projekt einen enormen Druck. Sie sind überzeugt, dass kein Projekt ohne sie gelingt, weshalb sie sich in den Gedanken verbeißen, dass ohne sie nichts läuft. Deshalb tun sie sich bei der Aufgabenübertragung besonders schwer. Gedanken können sein:
Die Antwort ist ein klares Ja! Das ist auch der Grund, weshalb die meisten Manager- fach- und Führungskräfte regelmäßig Führungskräfte-Coachings wahrnehmen. Die Coachings werden von Branchen-Profis, Top-Managern und erfahrenen Coaches durchgeführt. Ziel ist es, die Probleme beim Delegieren zu erkennen und zu erlernen, wie man durch das richtige Delegieren die Produktivität im Unternehmen steigert.
Delegieren kann den Unternehmenserfolg vorantreiben – vorausgesetzt, man delegiert richtig. Man sollte immer die Aufgaben delegieren, in denen andere kompetenter sind als man selbst. Ein Chef muss sich deshalb genau überlegen, welcher Mitarbeiter die benötigten Kenntnisse aufweist, um der übertragenen Aufgabe gerecht zu werden. Einige Führungskräfte neigen dazu, ihnen unliebsame Aufgaben abzugeben und sich die „Rosinen“ herauszupicken – so sollte jedoch nicht delegiert werden. Die Mitarbeiter merken schnell, ob sie nur als Fußabtreter benutzt werden, oder ob man sie in ihrem Wachstum unterstützen will. Als Chef gehört es zu Deinen Aufgaben, Deine Mitarbeiter in ihrem Kompetenzbereich weiterzuentwickeln.
Wenn Du selbst Chef, Manager oder Vorgesetzter bist, bekommst Du hier ein paar Tipps zum richtigen Delegieren:
Nachfolgend findest Du weitere wertvolle Tipps zum Delegieren:
Um das zu beantworten muss man sich erst mit den Aspekten der Aufgabendelegation auseinandersetzen. Wenn ein Vorgesetzter seinem Mitarbeiter Aufgaben delegiert, muss zuerst geklärt werden, welche Aufgaben, Befugnisse und Kompetenzen dazugehören. Der Chef sollte bereits im Vorhinein wissen, welchen Angestellten er für die jeweilige Aufgabe aussucht.
Es geht darum… …welche Aufgaben erledigt werden sollen …die Kompetenzen, die ein Mitarbeiter hierfür benötigt …die Befugnisse, die der Mitarbeiter zur Erledigung der Aufgaben braucht …die Verantwortung beider Parteien zur Erfüllung der übertragenen Aufgabe
Was seltener zur Sprache kommt sind die Aufgaben, die Führungskräfte lieber nicht delegieren sollten. Im Grunde kann man so ziemlich jede Aufgabe an jemanden übertragen. Jedoch sollte kein Chef oder Manager auf die Idee kommen, wichtige Entscheidungsfragen den Mitarbeitern zu überlassen. Vor allem Entscheidungen, die die Entwicklung des Unternehmens betreffen bleiben immer noch Chef-Sache.
WAS WIRD GEMACHT? Was gehört zum Aufgabenbereich dazu? Welche (Teil-)aufgaben müssen erledigt werden? Welche Probleme können auftauchen? Welche Ziele sollen erfüllt werden? WER MACHT ES? Welcher Mitarbeiter verfügt über die nötigen Kompetenzen? Ist dieser Mitarbeiter verfügbar? Bekommt er Unterstützung? WARUM WIRD ES GEMACHT? Welche Zielsetzung steht im Vordergrund? Was passiert bei Nichterreichung des Solls? WIE WIRD ES GEMACHT? Nach welchen Verfahren/Mit welchen Hilfs- und Arbeitsmitteln soll die Aufgabe ausgeführt werden? Gibt es Vorschriften, die beachtet werden müssen? Welche Abteilungen müssen informiert werden? Wie hoch ist das Budget? WOMIT WIRD ES GEMACHT? Gibt es Hilfsmittel, die benötigt werden? Welche Ausrüstung braucht der Mitarbeiter? WANN IST DEADLINE? Wann muss die Aufgabe starten? Wann endet sie? Müssen Zwischentermine eingehalten werden? Wann erhalte ich einen Zwischenstand? Wann muss ich kontrollieren?
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