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Delegieren

Häufig hört man in aktuellen Wirtschaftsblättern „Delegation als Chance“ oder „Motivation durch Delegation“. Was aber hat es mit dem Delegieren auf sich? Ist es nicht nur das Wegschieben von unliebsamen Aufgaben? Oder ist es tatsächlich ein mächtiges Werkzeug, das ein Unternehmen erfolgreich macht?

Wer richtig delegiert, ermöglicht einen reibungslosen Betriebsablauf. Ganz gleich wie klein oder groß ein Unternehmen ist: Läuft an einer Schnittstelle oder in einem Arbeitsbereich etwas falsch, kann das mit hohen Kosten und erhöhtem Zeitaufwand verbunden sein.

Da sich die Unternehmenskultur in den letzten Jahrzehnten erheblich verändert hat, steht heute neben dem Gewinn auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter stärker im Fokus. Zufriedene Mitarbeiter haben maßgeblich mit dem Erfolg eines Unternehmens zu tun. Wie das mit dem Delegieren zusammenhängt und worauf Fach- und Führungskräfte achten müssen, erfährst Du hier!

Inhaltsverzeichnis

  1. Was ist Delegieren?
  2. Keiner kann alles können
  3. Was ist falsches Delegieren?
  4. Kann man Delegieren lernen?
  5. Richtig delegieren als Fach- und Führungskraft
  6. Wie Aufgaben richtig delegieren?
  7. Gibt es Aufgaben, die man nicht delegieren kann?

Was ist Delegieren?

Delegieren bedeutet Aufgabenübertragung. Es ist ein mächtiges Führungsinstrument, welches dabei helfen soll, effizienter zu arbeiten. Beim Delegieren geht es darum, Aufgaben abzugeben. In Firmen und Unternehmen gehört das Delegieren zum Alltagsgeschäft dazu und entlastet vor allem Manger und Führungskräfte.

Delegieren Definition:
Delegieren bedeutet, Verantwortung, Aufgaben und Entscheidungsspielraum an andere zu übertragen.

Delegieren will gelernt sein. Es geht nicht darum, unliebsame Aufgaben auf seine Mitarbeiter abzuwälzen, sondern die Aufgaben ihrer Qualifikation entsprechend zuzuweisen. Hintergrund ist folgender: In einem Team arbeiten verschiedene Charaktere mit ganz unterschiedlichen Fähigkeiten zusammen. Je vielfältiger ein Team ist, desto mehr Potenzial steckt in ihm. Der eine Mitarbeiter ist beispielsweise besser im direkten Kundenkontakt; der andere hat seine Stärke im analytischen Denken. Mitarbeiter haben ganz unterschiedliche Skills, die für bestimmte Aufgabenbereiche geeignet sind. Es liegt an der Führungskraft die Aufgaben innerhalb des Teams so zu verteilen, dass sie den Qualifikationen der Team-Mitglieder entsprechen.

Vielleicht kennst Du es von deinem Job, dass Vorgesetzte bestimmte Aufgaben delegieren, und am Ende herrscht mehr Chaos als zuvor. Mitarbeiter fühlen sich mit den ihnen zugetragenen Aufgaben teils überfordert, oder ihnen fehlt die nötige Kompetenz, diese korrekt auszuführen.

Der Fehler liegt hier jedoch nicht beim Mitarbeiter, sondern am Vorgesetzten, welcher ihm die Aufgaben zugetragen hat. Delegieren ist eine Kunst, die noch immer zu wenig Führungskräfte beherrschen – dabei gehört das Delegieren zu den Kernaufgaben eines Vorgesetzten.

Keiner kann alles können

Auch ein Top-Manager im High Performance Umfeld kann nicht alles! In einer großen Marketing-Agentur arbeiten viele Spezialisten zusammen. Der eine kümmert sich um PR, der andere ist Experte für Web-Design. Wieder ein anderer ist Profi im Social Media, ein anderer fühlt sich auf dem Gebiet Eventmanagement zuhause. Jeder Mitarbeiter ist ein wichtiges Zahnrad in dem Getriebe, das MARKETING überhaupt erst möglich macht. Und so gibt es auch in jeder anderen Branche viele kleine Zahnräder, die perfekt ineinandergreifen müssen, um die Arbeit erfolgreich auszuführen.

Ein Chef ist keiner, der all diese Spezialgebiete perfekt beherrscht, sondern er ist die Instanz, die einen reibungslosen Ablauf garantiert und Aufgaben delegiert. Zudem ist er für die Kontrolle des Endergebnisses verantwortlich. Um also optimale Delegationsstrukturen zu gewährleisten, muss der Vorgesetzte in der Lage sein, anhand der Mitarbeiter-Qualifikationen die Aufgaben entsprechend zu verteilen.

Delegieren: Vorteile

Das Delegieren von Aufgaben bringt viele positive Aspekte mit sich. Wer richtig delegiert, bietet seinen Mitarbeitern und sich selbst nur Vorteile. Es trägt zur Motivation und Förderung der Mitarbeiter bei, da diese an den ihnen zugetragenen Aufgaben wachsen. Zudem erfährt der Chef durch die Aufgabenverteilung eine enorme Entlastung. Was dem Unternehmen durch richtiges Delegieren zugutekommt, sind bessere Arbeitsergebnisse und ein besseres Arbeitsklima.

Vorteile für Führungskräfte:

  • Ziele werden erreicht
  • präzise Arbeitsergebnisse
  • Entlastung durch Kompetenzenverteilung
  • Effizienzsteigerung
  • motivierte Mitarbeiter

Vorteile für Mitarbeiter:

  • entwickeln sich weiter
  • mehr Verantwortung führt zu Motivation
  • fühlen sich wertgeschätzt
  • besseres Arbeitsklima

Was ist falsches Delegieren?

Der Erfolg eines Unternehmens steht und fällt mit einer klaren Rollenverteilung. Vor allem in Teams ab 10 Mitarbeitern kann sich der Vorgesetzte nicht allein um alle wichtigen Entscheidungen und Aufgabenbereiche kümmern. Er braucht dann jemanden, auf den er sich verlassen kann, der ihm Entscheidungen und Aufgabenbereiche abnimmt. Und dort fängt das Problem schon an:

Viele Chefs haben das „Superhelden-Syndrom“. Sie denken, sie müssten alles können und verspüren hinter jedem Projekt einen enormen Druck. Sie sind überzeugt, dass kein Projekt ohne sie gelingt, weshalb sie sich in den Gedanken verbeißen, dass ohne sie nichts läuft. Deshalb tun sie sich bei der Aufgabenübertragung besonders schwer. Gedanken können sein:

  • Das mache ich lieber selbst
  • Ich traue meinen Mitarbeitern weniger zu als mir selbst
  • Wenn ich es andere machen lasse, verliere ich meinen Expertenstatus
  • Ich werde überflüssig
  • Ich habe Angst vor Fehlern
  • Keine Zeit zum Einarbeiten
  • Angst vor Kontrollverlust

Kann man Delegieren lernen?

Die Antwort ist ein klares Ja! Das ist auch der Grund, weshalb die meisten Manager- fach- und Führungskräfte regelmäßig Führungskräfte-Coachings wahrnehmen. Die Coachings werden von Branchen-Profis, Top-Managern und erfahrenen Coaches durchgeführt. Ziel ist es, die Probleme beim Delegieren zu erkennen und zu erlernen, wie man durch das richtige Delegieren die Produktivität im Unternehmen steigert.

Richtig delegieren als Fach- und Führungskraft

Delegieren kann den Unternehmenserfolg vorantreiben – vorausgesetzt, man delegiert richtig. Man sollte immer die Aufgaben delegieren, in denen andere kompetenter sind als man selbst. Ein Chef muss sich deshalb genau überlegen, welcher Mitarbeiter die benötigten Kenntnisse aufweist, um der übertragenen Aufgabe gerecht zu werden. Einige Führungskräfte neigen dazu, ihnen unliebsame Aufgaben abzugeben und sich die „Rosinen“ herauszupicken – so sollte jedoch nicht delegiert werden. Die Mitarbeiter merken schnell, ob sie nur als Fußabtreter benutzt werden, oder ob man sie in ihrem Wachstum unterstützen will. Als Chef gehört es zu Deinen Aufgaben, Deine Mitarbeiter in ihrem Kompetenzbereich weiterzuentwickeln.

Wenn Du selbst Chef, Manager oder Vorgesetzter bist, bekommst Du hier ein paar Tipps zum richtigen Delegieren:

  1. Lass Deine Mitarbeiter Dinge ausprobieren

    Nur wer ausprobiert, kann lernen. Mitarbeiter sollen sich in fremden Kompetenzbereichen zurechtfinden. Als Chef können Seminare und Workshops dabei helfen, die Kenntnisse der Mitarbeiter auszubauen und im Unternehmen einzubringen. Andernfalls ist auch eine Einarbeitung durch erfahrene Mitarbeiter eine gute Idee.
  2. Lass Deinen Mitarbeitern Zeit, Dinge zu erlernen

    Auch, wenn Zeit Geld ist: Unter Druck lernt niemand etwas Neues. Wenn Dein Unternehmen expandiert oder umstrukturiert wird ist es wichtig, dass Du Pufferzeiten einplanst, in der die Belegschaft sich mit neuen (technischen) Mitteln und Arbeitsprozessen auseinandersetzen kann. Auch speziell auf das Unternehmen zugeschnittene Webinare bieten eine gute Möglichkeit, sich Wissen anzueignen. Vor allem, wenn es um eine neue Betriebssoftware geht ist diese Lernmethode für alle Mitarbeiter zielführend.
  3. Rechne mit Fehlern

    Lernen bedeutet immer Fehler machen. Es lässt sich überhaupt nicht vermeiden. Gewöhne Dich als Chef an den Gedanken, dass Fehler passieren werden. In Umstrukturierungsphasen müssen sich Deine Mitarbeiter erst einmal neu orientieren – und das meist in kürzester Zeit. Fehler sind da, um aus Ihnen zu lernen – und besser sie passieren am Anfang, als im routinierten Betriebsablauf. Um einige Fehler dennoch zu vermeiden, könntest Du in der ersten Zeit der Aufgabenübertragung dein Team öfters kontrollieren und ihm unterstützend zur Seite stehen.
  4. Führe Delegationsgespräche

    Es lohnt sich regelmäßige Delegationsgespräche mit dem verantwortlichen Mitarbeiter zu führen. In einer ruhigen Minute sollte der Chef ungestört mit seinem Mitarbeiter über den Verlauf der neuen Aufgaben, die Ziele und Meilensteine sprechen. Entwickeln sich die Dinge anders als geplant, kann man gemeinsam eine Lösung finden. Auch Verbesserungsvorschläge seitens der Mitarbeiter und persönliche Anliegen sollten hierbei offen angesprochen werden. Feedback ist immer wichtig!
  5. Lerne loszulassen

    Als Verantwortlicher für ein Unternehmen musst Du auf die Fähigkeiten Deiner Mitarbeiter vertrauen. Biete ihnen an, neue, noch unklare Arbeitsabläufe zu wiederholen, aber verbeiße Dich nicht in die Rolle des Helfersyndrom-Chefs. Je mehr Routine deine Mitarbeiter nach der Delegation entwickeln, desto sicherer werden sie und desto besser werden die Arbeitsergebnisse. Lass los, wenn alles nach Plan läuft und freue Dich, dass Du ein funktionierendes Team an Deiner Seite hast!

Wie Aufgaben richtig delegieren?

Nachfolgend findest Du weitere wertvolle Tipps zum Delegieren:

  1. Motiviere sie!

    Gib Deinen Mitarbeitern das Gefühl, dass die ihnen übertragenen Aufgaben wichtig sind. Im Grunde sind alle Aufgaben in einem Unternehmen wichtig. Jedoch fühlen sich einige Mitarbeiter benachteiligt, wenn sie unliebsame Arbeiten übernehmen sollen. Mache Deinem Gegenüber klar, dass jeder Aufgabenbereich zum Unternehmenserfolg beiträgt, dass Du sein Engagement zu schätzen weißt, und dass Du der Überzeugung bist, dass er die Aufgaben erfolgreich bewältigen wird. Somit steigerst Du augenblicklich die Mitarbeitermotivation.
  2. Kommuniziere klar und deutlich!

    Nichts stört Betriebsabläufe mehr, als eine falsche Kommunikation. Hektisch zusammen genuschelte Wörter, und unklare Ansagen zwischen Tür und Angel haben die Folge, dass Arbeitsabläufe nicht richtig verstanden werden. Gerade bei großen Unternehmen können bereits kleinste Fehler enorm kostspielig sein. Sorge dafür, dass Deine Anweisungen klar und verständlich sind. Als Praxistipp ist ein Unternehmenshandbuch mit allen Arbeitsabläufen, Zielen und Problemlösungen hilfreich.
  3. Ebne den Weg!

    Wer Handlungskompetenzen an andere überträgt, muss auch dafür Sorge tragen, dass die Person die Aufgabe auch ausführen kann. Gemeint ist das rechtzeitige Bereitstellen von Ressourcen, die für die Aufgabenerfüllung erforderlich sind. Achte aber darauf, dass Du niemanden überforderst. Sei stets zur Stelle, wenn es “brennt“ oder wenn Du merkst, dass der Mitarbeiter den Aufgaben nicht gewachsen ist.
  4. Sei menschlich!

    In vielen Branchen und Betrieben sind Differenzen an der Tagesordnung. Dann gibt ein Wort das andere und die Arbeit leidet darunter. Sorge dafür, dass das Arbeitsklima gut ist und deine Untergebenen gerne zur Arbeit kommen. Ein Chef hat seinen Mitarbeitern gegenüber eine gewisse Fürsorgepflicht. Das heißt auch, dass er ihre Belange ernst nehmen muss. Nimm Dir Zeit, wenn ein Mitarbeiter ein Anliegen hat. Habe ein offenes Ohr, wenn jemand einen Vorschlag zur Verbesserung beiträgt, Kritik übt, oder wenn er beruflich unzufrieden ist. So zeigst Du deinen Mitarbeitern gegenüber Wertschätzung.

Gibt es Aufgaben, die man nicht delegieren kann?

Um das zu beantworten muss man sich erst mit den Aspekten der Aufgabendelegation auseinandersetzen. Wenn ein Vorgesetzter seinem Mitarbeiter Aufgaben delegiert, muss zuerst geklärt werden, welche Aufgaben, Befugnisse und Kompetenzen dazugehören. Der Chef sollte bereits im Vorhinein wissen, welchen Angestellten er für die jeweilige Aufgabe aussucht.

Es geht darum…

…welche Aufgaben erledigt werden sollen
…die Kompetenzen, die ein Mitarbeiter hierfür benötigt
…die Befugnisse, die der Mitarbeiter zur Erledigung der Aufgaben braucht
…die Verantwortung beider Parteien zur Erfüllung der übertragenen Aufgabe

Was seltener zur Sprache kommt sind die Aufgaben, die Führungskräfte lieber nicht delegieren sollten. Im Grunde kann man so ziemlich jede Aufgabe an jemanden übertragen. Jedoch sollte kein Chef oder Manager auf die Idee kommen, wichtige Entscheidungsfragen den Mitarbeitern zu überlassen. Vor allem Entscheidungen, die die Entwicklung des Unternehmens betreffen bleiben immer noch Chef-Sache.

Die folgende Checkliste gibt Orientierung beim Delegieren:

WAS WIRD GEMACHT?
Was gehört zum Aufgabenbereich dazu?
Welche (Teil-)aufgaben müssen erledigt werden?
Welche Probleme können auftauchen?
Welche Ziele sollen erfüllt werden?

WER MACHT ES?
Welcher Mitarbeiter verfügt über die nötigen Kompetenzen?
Ist dieser Mitarbeiter verfügbar?
Bekommt er Unterstützung?

WARUM WIRD ES GEMACHT?
Welche Zielsetzung steht im Vordergrund?
Was passiert bei Nichterreichung des Solls?

WIE WIRD ES GEMACHT?
Nach welchen Verfahren/Mit welchen Hilfs- und Arbeitsmitteln soll die Aufgabe ausgeführt werden?
Gibt es Vorschriften, die beachtet werden müssen?
Welche Abteilungen müssen informiert werden?
Wie hoch ist das Budget?

WOMIT WIRD ES GEMACHT?
Gibt es Hilfsmittel, die benötigt werden?
Welche Ausrüstung braucht der Mitarbeiter?

WANN IST DEADLINE?
Wann muss die Aufgabe starten?
Wann endet sie?
Müssen Zwischentermine eingehalten werden?
Wann erhalte ich einen Zwischenstand?
Wann muss ich kontrollieren?



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