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Prioritäten setzen - für eine bessere Gesundheit

Der Urlaub ist vorbei, die Eindrücke und Erholung schwingen noch nach, bis einen der erste Tag des Büroalltages wieder voll im Griff hat. Der Posteingang des E-Mail-Accounts ist voll, die Dokumente stapeln sich auf dem Schreibtisch und das Telefon klingelt ununterbrochen. Urlaub, war was?

Bei einem Vorstellungsgespräch wird gerne darauf eingegangen und nicht selten wird die Antwort „Fähigkeit zur Priorisierung“ auf die Frage nach den Stärken zur Bewältigung des Arbeitsalltags angegeben. Eine Stärke, die im Büroalltag sehr angesehen ist, ist die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen. Doch gibt es Möglichkeiten, sich diese Fähigkeit anzueignen? Gibt es Methoden, die es einem ermöglichen, seinen Berufsalltag besser strukturieren zu können?

Inhaltsverzeichnis

  1. Was sind Prioritäten? Definition von Prioritäten
  2. Was ist die Bedeutung von Prioritäten?
  3. Wie Prioritäten richtig setzen?
  4. Methoden für das Setzen von Prioritäten?
  5. Was sind gängige Prioritäten, die sich Menschen setzen?

Was sind Prioritäten? Definition von Prioritäten?

„Prioritäten setzen“, in Beruf und Alltag sieht man sich nicht selten mit diesem Satz konfrontiert, doch was bedeutet dieser Satz eigentlich genau?

Priorisierung ist die Ordnung von Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit. Durch das Setzen von Prioritäten soll sichergestellt werden, dass die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigt werden.

Darüber hinaus ist der Zweck der Priorisierung die elementaren Faktoren, die Voraussetzung für die Erfüllung und den Erfolg eines Projektes sind, herausfiltern zu können. Auf diese Weise kann ein Gesamtprojekt im festgesetzten Zeitrahmen erfolgreich zum Abschluss gebracht werden.

Bei der Einteilung von Prioritäten ist es wichtig, zu unterscheiden, ob eine Aufgabe wichtig oder dringlich ist. Wichtig sind Aufgaben, die für die Erreichung der Projektziele erforderlich sind. Wird diesen Aufgaben keine besondere Bedeutung beigemessen, so kann ein Projekt scheitern. Dringlich sind Aufgaben, die auf Grund eines gesetzten Zeitlimits schnell erledigt werden müssen. Dies können Deadlines, Öffnungszeiten oder sonstige Termine sein.

Was ist die Bedeutung von Prioritäten?

Sich Prioritäten zu setzen bedeutet auch immer Entscheidungen zu treffen. Im beruflichen entscheiden wir uns für die Erledigung und der zeitlichen Einteilung gewisser Aufgaben um ein Projekt zum erfolgreichen Abschluss zu bringen.

Im privaten Bereich bestimmen Prioritäten zum Beispiel darüber, wie Entscheidungen getroffen werden, mit wem und wo wir Zeit verbringen und welcher Lebensbereich für uns der wichtigste ist. Entscheidungen zu treffen und Prioritäten zu setzen bedeutet auch immer etwas „nicht zu tun“, Dinge und Momente nicht erleben zu können. Prioritäten im persönlichen Bereich können sich über die Zeit auch verlagern – was einem früher wichtig erschien, muss nicht unbedingt heute genauso sein.

Mit dem Setzen von Prioritäten wird auch die Sicht auf die Dinge verändert. Die Details und Informationen, die zur Verfolgung der Ziele und Prioritäten wichtig sind, werden häufiger wahrgenommen. Der Blick wird dadurch geschärft und Informationen gefiltert.

Wie Prioritäten richtig setzen?

Doch wie ist es nun möglich, Prioritäten erkennen und einteilen zu können? Eine weiteverbreitete Methode aus dem Zeitmanagement ist das Eisenhower-Prinzip, es ist wohl der Klassiker unter den Methoden, die zur Priorisierung von Aufgaben genutzt werden.

Eisenhower-Prinzip

Die Klassifizierung der Aufgaben in „wichtig“ und „dringlich“ stellen dabei die Grundvoraussetzung für die Anwendung der Methode dar. Sind die Aufgaben entsprechend eingeteilt, so können die Aufgaben nun in vier weitere Klassifizierungen eingeteilt werden:

Eisenhower-Prinzip
  1. Wichtige und zugleich dringliche Aufgaben: Diese Aufgaben sind für die Erreichung der Ziele äußerst wichtig und sollten daher sofort erledigt werden. Ein Verschieben dieser Aufgaben kann den Erfolg des Projektes gefährden. Wenn möglich sollte daher sichergestellt werden, dass diese Aufgaben sofort und von einem selbst durchgeführt werden. Auf diese Weise kann garantiert werden, dass die Aufgaben auch erledigt werden und dass das Projekt nicht daran scheitert, dass zu spät gehandelt wurde.
  2. Wichtig, jedoch nicht dringliche Aufgaben: Auch diese Aufgaben sind wichtig, um die festgelegten Ziele erreichen zu können, daher ist es ratsam, auch diese Aufgaben selbst zu erledigen. Diese Aufgaben müssen jedoch nicht sofort erledigt werden. Die Deadline für die Erledigung dieser Aufgaben liegt in der nahen Zukunft. Deswegen ist es ausreichend, sich eine Deadline zu setzen. Zu einem festgesetzten Zeitpunkt, sollten die Aufgaben vollständig erledigt sein. Es ist ratsam, sich hier einen zeitlichen Puffer einzubauen, damit entsprechende Maßnahmen getroffen werden können, sollte einmal etwas nicht so laufen wie gewünscht.
  3. Dringliche, aber nicht wichtige Aufgaben: Die Erledigung dieser Aufgaben sollte relativ zeitnah durchgeführt werden. Wenn sich die Möglichkeit bietet, diese Aufgaben zu delegieren, so kann auf diese Option zurückgegriffen werden. Durch die Übertragung von Aufgaben an externe Stellen, gewinnt man Zeit und man kann sich den Aufgaben widmen, die für die Erreichung des Ziels des Projektes von höchster Wichtigkeit sind und genau erledigt werden sollten.
  4. Weder wichtige noch dringliche Aufgaben: Diese Aufgaben haben keinen großen Nutzen in Bezug auf den Erfolg des Gesamtprojektes. Diese Aufgaben können gegen Ende des Projektes erledigt werden. Dabei ist es auch nicht notwendig, einen bestimmten Zeitpunkt festzulegen, denn sollte die Zeit nicht mehr ausreichend sein, um diese Aufgaben erledigen zu können, so ist das Gesamtprojekt dadurch nicht gefährdet. Im Notfall können diese Aufgaben auch unter den Tisch fallen gelassen werden. Aufgaben, die Sie Ihren Zielen nicht näherbringen und bei denen es obendrein egal ist, wann sie erledigt werden, haben den geringsten Wert. Diese Aufgaben kann man im Zweifel unerledigt lassen.

Das Eisenhower-Prinzip ist eine gute Methode, die Aufgaben zu strukturieren, die für ein Gesamtziel notwendig sind. Allerdings ist das subjektive Empfinden bei der Einstufung von „wichtigen“ und „dringlichen“ Aufgaben nicht bei allen Menschen gleich. So kann es sein, dass es hier zu einer Vermischung der Kategorien kommt und „wichtig“ und „dringlich“ nicht identifiziert werden kann. Die richtige Einschätzung muss jedoch selbst übernommen werden.

Methoden für das Setzen von Prioritäten?

Bevor das Eisenhower-Prinzip angewendet werden kann, ist es wichtig, sich der einzelnen Teilziele und Aufgaben auf dem Weg zum Gesamtziel bewusst zu werden und diese nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit zu kategorisieren.

Erstellung einer Prioritätenliste – Bullet Journal

Eine gute Möglichkeit ist das Führen eines Bullet Journals eingeführt von Ryder Carroll. Dabei handelt es sich um ein einfaches Notizbuch, welches als Planer geführt werden kann. Ob Blümchen, das einfache schwarze oder ein Bild von einer geliebten Urlaubsdestination – das Design und Format kann frei gewählt werden. Dieses Notizbuch sollte ständig mitgeführt werden, damit alle Aufgaben und ToDos sofort notiert werden können. So gehen keine Informationen verloren.

Bullet Journal
Bullet Journal (Unsplash: © Estée Janssens)

Am Ende des Tages sollte die erstellte Prioritätenliste nochmals durchgegangen und nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit kategorisiert werden. Ist eine Aufgabe besonders wichtig, so kann diese mit einem Symbol versehen werden. Dabei ist es nicht relevant, welches Symbol gewählt wird – es sollte jedoch ein eindeutiges Zeichen sein, wodurch Priorität 1 gekennzeichnet werden kann. Bei dieser Methode kann zwischen wichtigen und weniger wichtigen Aufgaben differenziert werden.

Wer völlig in der digitalen Welt lebt, kann die Kategorien natürlich auch am PC oder Handy eintragen. Apps und Software zu diesem Zweck gibt es viele.

Einteilung der Prioritätenliste – A-B-C-Methode

A-B-C-Methode

Nach der Erstellung der Prioritätenliste und der Kennzeichnung der wichtigen Aufgaben, kann mit der ABC-Methode noch mehr ins Detail vorgedrungen werden. Jede Aufgabe, die in das Notizbuch eingetragen wird, wird in die Kategorien A, B oder C eingeteilt.

  • Bei der Kategorie „A“ besteht sofortiger Handlungsbedarf. Diese Aufgaben sind wichtig für den Erfolg des Gesamtprojektes. Diese Tasks haben den größten Einfluss auf das Endergebnis und müssen daher von einem selbst durchgeführt werden.
  • Aufgaben, die der Kategorie „B“ zugeteilt werden, sind auch wichtig, können aber an Teammitglieder oder externe Stellen delegiert werden. Diese Aufgaben müssen nicht sofort erledigt werden und der Abschluss liegt in der näheren Zukunft. Diese Aufgaben können jedoch nach einer gewissen Zeit auch in die Kategorie „A“ fallen.
  • Befinden sich Aufgaben in der Kategorie „C“ so sind diese nicht wichtig. Es besteht die Möglichkeit, diese Aufgaben zu delegieren, jedoch eilt die Zeit nicht und sie können auch am Ende des Projekts erledigt werden. Denn diese Aufgaben sind für das Gesamtergebnis des Zieles nicht relevant.

Der Vorteil dieser Prioritätenliste ist es, Mitarbeitern und Führungskräfte eine Richtlinie zu geben, wann Aufgaben auch delegiert werden können und wann es sinnvoll ist, die Sache selbst in die Hand zu nehmen. Denn es fällt als Projektleiter oder Führungsperson oft schwer, die Zügel aus der Hand zu legen und die Erledigung der Aufgaben an das Team zu übergeben. Durch die Anwendung der ABC-Analyse bekommen Führungskräfte Sicherheit in Bezug auf den Erfolg des Projektes, obgleich sie nicht alles selbst erledigen.

Wichtig: Die Aufgaben, die delegiert wurden, sollten jedoch nicht in Vergessenheit geraten. Der Erfolg der Erledigung sollte in regelmäßigen Abständen mit den Teilzielen abgeglichen werden.

Durchführung der Prioritätenliste

Nun wurden alle Aufgaben verfasst und priorisiert, jetzt geht es an die Durchführung des Planes. Hierbei ist ein hohes Maß an Selbstmanagement erforderlich, denn diese Phase ist natürlich mindestens genauso wichtig für den Erfolg des Projektes.

Auch hier gibt es einige Methoden, die diesen Prozess vereinfachen können. Ein Berg aus Aufgaben kann sehr frustrierend sein, und die Motivation, diesen abzuarbeiten ist oftmals durch die Fülle der Tasks nicht gerade riesig. Durch die richtige Zeitplanung und Selbstmanagement können die ToDos aufgeteilt werden und verlieren somit ihre einschüchternde Wirkung.

Hier kann es helfen, mit den Aufgaben, die höchste Priorität haben zu beginnen und sich während der Erledigung dieser Aufgabe nicht ablenken zu lassen – es sei denn, es ist natürlich sehr dringlich. Die volle Konzentration kann somit auf die Durchführung dieser Aufgaben gerichtet und Fehlerquellen reduziert werden.

Multitasking
Multitasking (Unsplash: © Estée Janssens)

Multitasking wurde in der Vergangenheit hochgelobt, jedoch geht der Trend weg vom Multitasking und hin zum Singletasking. Denn sind wir doch mal ehrlich: haben sich denn nicht schon Fehler eingeschlichen oder wurde zu ineffizient gearbeitet, wenn viele Dinge gleichzeitig erledigt wurden? Es ist schlichtweg unmöglich, sich durchgängig konzentrieren zu können, wenn es viele Störquellen gibt und mehrere Dinge auf einmal erledigt werden sollen.

Beim Singletasking wird eine Aufgabe nach der anderen und das ohne oder mit nur wenig Ablenkung erledigt. Andere Aufgaben werden ausgeblendet und erst in Angriff genommen, wenn die erste Aufgabe abgearbeitet wurde. In dem Moment der Durchführung der Aufgabe gibt es also nichts anderes, der Berg der Aufgaben erscheint in diesem Moment kleiner. Die Motivation, sich der Durchführung des Planes für die Erreichung des Zieles zu widmen, wird durch diese Methode nicht beeinträchtigt.

Wissenschaftliche Untersuchungen haben bewiesen, dass durch Multitasking nicht nur die Motivation und die Leistungsfähigkeit sinken, sondern dass die Erledigung von vieler Aufgaben auf einmal auch einen Einfluss auf unsere Gesundheit haben kann. Der Stressfaktor wird erhöht und unsere Gesundheit beeinträchtigt.

Was sind gängige Prioritäten, die sich Menschen setzen?

Prioritäten im Leben setzen wir Menschen täglich bewusst oder aber auch unbewusst. Entscheidungen für eine Sache und gegen eine andere können auch als Priorität eingestuft werden. So wägen wir ab, mit wem wir am liebsten Zeit verbringen, für was wir am meisten Geld ausgeben, ob der Osterurlaub wichtiger ist als der Skiurlaub in den Bergen der Schweiz oder ob wir Zeit in unsere Familie oder in die Weiterbildung investieren.

Diese Entscheidungen haben oftmals Auswirkungen auf unser Leben im sozialen und auch im beruflichen Bereich. So kann es sein, dass nach einer Weiterbildung die gewonnenen Kenntnisse nicht in der aktuellen Stelle eingebracht werden können und deswegen der Job gewechselt werden muss. Hat man sich für die Weiterbildung entschieden, so kann weniger Zeit mit Freunden und Familie verbracht werden, der Ehepartner muss somit mehr Aufgaben im persönlichen Bereich übernehmen.

Da diese Prozesse meistens aus einem inneren Bedürfnis resultieren, macht es Sinn, diese Entscheidungen mit den Umständen im Umfeld abzugleichen, damit unliebsame Wendungen im sozialen Bereich vermieden werden können. Denn durch Entscheidungen kann es passieren, dass die Lebensrollen gewechselt werden.

Weitreichende Entscheidungen

Beispiele für Prioritäten können weitreichende Entscheidungen sein. Darunter fallen:

  • Eine Hochzeit,
  • die Gründung einer Familie,
  • ein berufsbedingter Auslandsaufenthalt,
  • eine Weiterbildung
  • oder der Bau eines Hauses.

Diese Entscheidungen beeinflussen auch andere Bereiche im Leben.

Tägliche Aufgaben

Wir priorisieren jedoch auch täglich aufs Neue, diese Entscheidungen haben keinen großen Einfluss auf unser Umfeld. Wir priorisieren zum Beispiel die anfallenden täglichen Hausarbeiten, wie zum Beispiel:

  • Wäsche waschen,
  • Geschirrspüler anschalten und ausräumen,
  • die Wohnung saugen und nass wischen.

Dabei sind die Auswirkungen auf unser Umfeld relativ unerheblich – außer der Partner ärgert sich über die nicht gemachte Wäsche und es gibt Streit.

Berufliche Aufgaben

Im beruflichen Bereich können Prioritäten täglich gesetzt werden. Zum Beispiel:

  • Bei der Abarbeitung der E-Mails am Morgen
  • oder die Priorisierung von Aufgaben und Informationen, die aus einem Meeting resultieren.
  • Wird ein Projekt geplant, wie zum Beispiel die Einführung einer neuen Software oder die Erstellung einer neuen Homepage, so müssen die einzelnen Aufgaben zur Erreichung des Ziels definiert werden.

Priorisierung und ein gutes Selbstmanagement helfen Stress zu reduzieren!