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Zeitmanagement

Klassisches Zeitmanagement: Von Pareto, ABC, ALPEN und Zeitdieben

Hier erfahren Sie mehr über die wichtigsten Prinzipien im klassischen Zeitmanagement.

Wenn Sie klassisches Zeitmanagement und dessen Methoden anwenden, können Sie Ihre Zeit wesentlich effizienter gestalten. Wichtig ist aber im zweiten Schritt die eingesparte Zeit, die Sie gewonnen haben, nicht dazu zu benutzen, noch mehr arbeiten und leisten zu wollen, sondern im Work-Life-Balance-Sinne gezielt für Ausgleich, Entspannung, Wachstum, Familie und Partnerschaft einzusetzen. Achten Sie darauf, dass sie sowohl Dinge richtig tun (Effizienz) als auch die richtigen Dinge tun (Effektivität) – dann können Sie Zeit einsparen und Erfolge verbuchen.

Um Ihr klassisches Zeitmanagement zu verbessern gibt es viele Möglichkeiten und Methoden. Unter anderem die ABC-Methode, die ALPEN-Methode und das Ausfindig machen von Zeitdieben.

Im folgenden Abschnitt können Sie Ihr klassisches Zeitmanagement genauer unter die Lupe nehmen – vielleicht erkennen Sie dabei, was Sie schon intuitiv selbst umsetzen – vielleicht bemerken Sie aber auch, wie Sie Ihr klassisches Zeitmanagement noch verbessern können. Viel Erfolg beim Vertiefen Ihres Wissens über klassisches Zeitmanagement!


Inhalt:

  1. Das Pareto Prinzip (Die 80:20-Regel) im Zeitmanagement

  2. Die ABC-Analyse im Zeitmanagement

  3. Das Eisenhower-Prinzip im Zeitmanagement

  4. Die ALPEN-Methode im Zeitmanagement

  5. Die Leistungskurve im Zeitmanagement

  6. Die Stille Stunde im Zeitmanagement

  7. Die Zeitdiebe im Zeitmanagement

Das Pareto Prinzip (Die 80:20-Regel) im Zeitmanagement

Der italienische ökonom und Soziologe Vilfredo Federico Pareto (1848-1913) formulierte das nach ihm benannte Pareto-Prinzip, wonach wir in 20% der Zeit 80% der Ergebnisse erzielen können. Er entdeckte das Pareto-Prinzip zum ersten Mal Anfang des 20. Jahrhunderts, als er in Italien herausfand, dass 20 Prozent der Familien über 80 Prozent des Volksvermögens verfügen.

Für das Arbeits- und Zeitmanagement bedeutet das Pareto-Prinzip: Wenn Sie Ihre Zeit optimal nutzen wollen, müssen Sie wissen, dass üblicherweise 20% Ihrer Tätigkeiten und Aufgaben so entscheidend sind, dass Sie damit bereits 80% des gesamten Erfolges Ihrer Arbeit erzielen können. Für Ihr Zeitmanagement bedeutet das, dass die übrigen 80 Prozent der Zeit lediglich noch 20 Prozent des Ergebnisses erbringen. Das Verhältnis von Ertrag und Aufwand beträgt unter diesem Blickwinkel 80 zu 20. Aus diesem Grund wird das Pareto-Prinzip auch 80:20-Regel genannt.

Das Pareto-Prinzip ist eine effektive Methode im Zeitmanagement, um Aufgaben zu priorisieren bzw. Prioritäten zu setzen, Probleme bei der Zeitplanung frühzeitig zu erkennen und konkrete Arbeitsplanungen vorzunehmen. Um das Pareto-Prinzip effektiv anwenden zu können ist es entscheidend, dass Sie Ihr eigenes Leistungsvermögen und Ihren Leistungsstand einschätzen können, Ihr Ziel klar formulieren und dabei Wichtiges von Unwichtigem trennen. Finden Sie Ihre Stärken und Schwächen heraus und erkennen Sie Ihre Erfolgsfaktoren, mit denen Sie nach dem Pareto-Prinzip bei 20-prozentigem Einsatz 80 Prozent des Erfolges ernten können!


Pareto Prinzip im Zeitmanagement

Beispiele: Das Pareto-Prinzip in der Wirtschaft:

  • Bei Besprechungen kommt es meistens in 20% der Zeit zu 80% der Beschlüsse.

  • Bei der Schreibtischarbeit werden mit 20 Prozent der Zeit ungefähr 80 Prozent der Aufgaben bewältigt.

  • 20% der Kunden oder Waren bringen 80% des Umsatzes.

Beispiele: Das Pareto-Prinzip im Alltag:

  • Nur 20% der Kleidung die wir besitzen werden gewöhnlich getragen.

  • In der Wohnung weisen 20% des Teppichs 80% der gesamten Abnutzung auf.

  • 20% der Freizeitbeschäftigungen bescheren 80% der gewünschten Erholung.

Pareto-Prinzip und Perfektionismus

Nach dem Pareto-Prinzip ist Perfektion unwirtschaftlich und ungünstig für das Zeitmanagement. Anstatt sich mit Arbeit aufzuhalten, welche keinen angemessenen Mehrwert schafft, sollten Sie vielmehr den eigenen Perfektionismus begrenzen, um Zeit für das Wesentliche zu haben.

Günstiger für Ihr Zeitmanagement ist es demzufolge, wenn Sie sich für weitere 80%-Ergebnisse anstrengen, anstatt Ihre Energie in die jeweils noch zur Perfektion fehlenden 20% zu stecken. Aber Achtung, das bedeutet nicht, dass es keine Arbeiten gibt, die nicht absolut hundertprozentig erfüllt werden müssen. Beim Hausbau ist es zum Beispiel absolut kontraproduktiv, wenn die Arbeit beendet wird, obwohl erst 80% des Mauerwerks steht.


Die ABC-Analyse im Zeitmanagement

Die ABC-Analyse ist ein einfaches Hilfsmittel, um Sie über die IST-Situation Ihres Zeitmanagements ein genaues Bild zu machen. Beim Gebrauch der ABC-Analyse wird deutlich, in welchem Verhältnis Ihr Aufwand zum Ertrag steht.

Der Nutzen der ABC-Analyse liegt besonders in ihrer schnellen und unkomplizierten Anwendbarkeit. Ziel der ABC-Analyse ist es, den Fokus stärker auf die wichtigen Dinge zu legen.

Die ABC-Analyse unterscheidet zwischen sehr wichtigen (A, Wert: 65%, Zeit: 15%), wichtigen (B, Wert: 20%, Zeit: 20%) und weniger wichtigen (C, Wert: 15%, Zeit: 65%) Aufgaben.


Die ABC-Analyse im Überblick:

A-Aufgaben können meistens nur von Ihnen selbst erledigt werden. Sie sind nicht delegierbar und sehr wichtig. Ihre Ausführung liefert den höchsten Wert.

B-Aufgaben sind durchschnittlich wichtige Aufgaben und auch (teilweise) delegierbar.

C-Aufgaben sind die Aufgaben mit dem geringsten Wert für die Erfüllung einer Funktion, sie haben jedoch den größten Anteil an der Menge an Arbeit (Routinearbeiten, Papierkram, Lesen, Telefonieren, Ablage, Korrespondenz und andere Verwaltungsaufgaben). Meistens steht das Verhältnis der eingesetzten Zeit in starkem Gegensatz zum Wert der Tätigkeit.


Eine gute Einteilung nach der ABC-Analyse wäre die nachfolgende:

  • nur ein bis zwei A-Aufgaben pro Tag (ca. drei Stunden gesamt) einplanen

  • weitere zwei bis drei B-Aufgaben (ca. eine Stunde gesamt) vorsehen

  • den Rest für C-Aufgaben (ca. Ύ Std. reservieren)


Das Eisenhower-Prinzip im Zeitmanagement

Viele Menschen verwechseln Dringlichkeit mit Wichtigkeit und lassen sich dadurch unnötig von der Erledigung wichtiger Aufgaben abhalten. Im Eisenhower-Prinzip, das durch den ehemaligen US-Präsidenten Eisenhower bekannt geworden ist, werden die verschiedenen Tätigkeiten in vier Quadraten eingeteilt.

Im Eisenhower-Prinzip befinden sich im ersten Quadranten die Dinge, die sowohl dringlich als auch wichtig sind: Krisen, drängende Probleme, Projekte, Besprechungen, Vorbereitungen mit Zeitlimit.

Der zweite Quadrant im Eisenhower-Prinzip ist der wichtigste von allen. Das was hier zu tun ist, ist wichtig, aber nicht dringend: Weiterbildung, Vorbereitung, Vorbeugung, Werteklärung, Planung, Beziehungsarbeit, echte Erholung, Förderung der Selbstverantwortung, strategische Arbeit.

Nach dem Eisenhower-Prinzip geht es dort um: Leben, Lieben, Lernen und ein Vermächtnis hinterlassen. Dieser Quadrant ist der wichtigste, um erfolgreich zu sein. Hier entscheidet es sich, ob Sie ein Leben in Mittelmaß oder in Exzellenz führen werden.

Der dritte Quadrant beinhaltet Dinge, die nicht wichtig aber dringend sind. Das sind laut Eisenhower-Prinzip: Unterbrechungen, einige Anrufe, manche Post, einige Berichte, einige Konferenzen, viele anstehende, drängende Angelegenheiten, viele beliebte Tätigkeiten.

Das Eisenhower-Prinzip geht davon aus, dass im vierten Quadranten Dinge sind, die nicht wichtig und auch nicht dringend sind: Triviales, Geschäftigkeit, Wurfsendungen, manche Anrufe, zeitverschwendende Beschäftigungen, Fluchtaktivitäten.

Das Eisenhower-Prinzip rät, dass Sie möglichst viel Ihrer Zeit mit Quadrant II – Aktivitäten verbringen. Das ist wertvoll investierte Zeit.



Die ALPEN-Methode im Zeitmanagement

A– steht in der Alpen-Methode für Aufgaben

Notiere alles, was Du am nächsten Tag erledigen willst. Berücksichtige dabei, die Aufgaben, die sich aus Deinen Wochen- und Monatszielen ergeben, Unvorhergesehene Aufgaben, neu hinzugekommene Tätigkeiten und Routinetätigkeiten, sowie Deine Termine.

L – steht in der Alpen-Methode für Länge (Dauer)

Trage hinter jeder Aufgabe den Zeitbedarf ein, den Du schätzungsweise für die jeweilige Tätigkeit benötigst. Keine Angst vor Schätzungsungenauigkeiten! Du wirst schon nach wenigen Tagen sehr genau wissen, wie viel Zeit Du für bestimmte Vorgänge benötigst. Außerdem besitzen wir die Tendenz, immer gerade so viel Zeit zu beanspruchen, wie wir uns auch gegeben haben. Wenn Du für eine Besprechung kein Ende festgesetzt hast, dann wird diese Besprechung bis zum letztmöglichen Zeitpunkt dauern. Hast Du das Meeting auf 90 Minuten begrenzt, dann brauchst Du vielleicht noch 10 Minuten länger, aber Du wirst deutlich früher fertig sein. Genauso steht es mit Deiner eigenen Zeitvorgabe. Bei einer konkreten Vorgabe wirst Du Dich selbst zwingen, Dich konsequent daran zu halten und konzentrierter arbeiten.

P – steht in der Alpen-Methode für Pufferzeiten

Reserviere Dir mindestens 40% Pufferzeit! Diese Zeit ist für unerwartete und spontane Aktivitäten vorgesehen, die Du zum jetzigen Zeitpunkt einfach noch nicht planen kannst. Das bedeutet, dass Du von 10 Arbeitsstunden nur 6 bzw. von 8 Arbeitsstunden nur 5 Stunden verplanen solltest! Das verlangt häufig eine rigorose Kürzung von anderen Aktivitäten.

E – steht in der Alpen-Methode für Entscheidungen

Treffe Entscheidungen über die Priorität Deiner Aktivitäten! Was ist Dir am wichtigsten, was ist am dringendsten? Wo kannst Du kürzen oder an andere delegieren? Eine Möglichkeit hierfür bietet die ABC-Methode.

N – steht in der Alpen-Methode für Nachkontrolle

Trage die Notizen in einen ausführlichen Wochenplan ein. Gehe dabei so vor, dass Du zu Beginn des Tages die wichtigsten Aufgaben erledigst, die kleineren Tätigkeiten als Aufgabenblöcke zusammenfasst oder gegebenenfalls zur Auflockerung für zwischendurch aufhebst. Beachte auch, dass es Zeiten gibt, in denen Du nur sehr wenig gestört wirst und Zeiten, in denen ständig das Telefon klingelt oder Besucher vorbeikommen. Bei der Anwendung der Alpen-Methode ist es wichtig, dass Sie auch auf die Signale Ihres Körpers und Ihres Biorhythmus achten.


ALPEN Methode im Zeitmanagement


Die Leistungskurve im Zeitmanagement

Unsere Leistungsfähigkeit ist nicht gleichbleibend, sondern verändert sich im Laufe des Tages. Niemand ist in der Lage, den ganzen Tag durchgängig Höchstleistungen zu erbringen.

Wenn Sie Ihre Leistungskurve kennen, können Sie ihren Arbeitstag effektiver nutzen und bessere Arbeitsergebnisse erzielen! Finden Sie Ihre persönliche Leistungskurve heraus und erledigen Sie die wichtigsten Aufgaben dann, wenn Sie am fittesten sind, sonst wirkt Ihr Zeitmanagement nicht optimal.

Für die meisten Menschen gilt, dass der Höhepunkt ihrer Leistungskurve am Vormittag liegt. Dieses Niveau wird während des gesamten Tages nicht mehr erreicht. Am Nachmittag schließt sich dann das allgemein bekannte Nach-Mittagstief an. Nach einem erneuten Zwischenhoch am frühen Abend fällt die Leistungskurve kontinuierlich ab, um dann einige Stunden nach Mitternacht ihren absoluten Tiefpunkt zu erreichen.

Sie ermitteln Ihre persönliche Leistungskurve am besten, wenn Sie sich über ein bis zwei Arbeitswochen genau beobachten und Ihre Beobachtungen aufschreiben: wann Sie gut voran kommen, wann Sie lebhaft sind, wann Sie müde und abgeschlagen sind, wann Sie konzentriert sind und wann sie eher unkonzentriert werden.


Die Stille Stunde im Zeitmanagement

Viele Unterbrechungen und Störungen während der Arbeit führen zu einer ineffizienten Arbeitsweise. Es braucht jedes Mal nach einer Unterbrechung wieder unnötig viel Zeit, um sich einzuarbeiten und die Arbeit dort fortzusetzen, wo man aufgehört hat. Addiert man diese Leistungsverluste einmal auf, so kann bis zu 28% unserer Zeit dadurch verloren gehen.

Für die Erledigung äußerst wichtiger Aufgaben ist es sinnvoll, möglichst störungsfrei arbeiten zu können. Um das zu erreichen, empfehlen Experten, sich täglich mindestens eine Stille Stunde im Zeitmanagement einzuplanen, in der man alle Störungen von sich fern hält. Diese Stille Stunde ist ein Termin mit sich selbst und er sollte auch fest in den Terminkalender eingetragen werden.

Es ist sinnvoll, diese Stille Stunde zu einer Zeit zu legen, bei der man ohnehin mit wenigen Störungen zu rechnen hat und sich dann auch wirklich von allen Störungen abschirmt, d.h. das Telefon leise stellt u. ä.

Die Stille Stunde eignet sich zur Erledigung von A-Aufgaben – siehe die Alpen-Methode. Weniger wichtige Aufgaben (C-Aufgaben) während der störanfälligen Zeit bewältigen – die Stille Stunde ist zu kostbar dafür.


Stille Stunde im Zeitmanagement


Die Zeitdiebe im Zeitmanagement

Fragen Sie sich manchmal, wo Ihre Zeit geblieben ist? Oder haben Sie öfters das Gefühl, die Zeit zu vertrödeln? Dann haben sich vielleicht zu viele Zeitdiebe in Ihr Zeitmanagement eingeschlichen.

Man kann nämlich noch so ein gutes Zeitmanagement haben, wenn man seine Zeitdiebe nicht in den Griff bekommt, dann nützt es Ihnen wenig. Zeitdiebe stehlen uns unser wertvollstes Gut - unsere Zeit.

Wer sind Ihre Zeitdiebe? Ist es das Telefon, das oft unnötig stört? Oder die Gespräche, die viel zu lange dauern? Sind es viele Besucher, zu denen Sie keinen echten Bezug haben, die Ihnen etwas verkaufen wollen, was Sie gerade gar nicht brauchen? Sind es ineffektive Besprechungen? Ist es Ihre Aufschieberitis? Fehlen Ihnen klare Prioritäten? Haben Sie zu viel Papierkram auf dem Schreibtisch, so dass Sie den Überblick verloren haben und oft zu lange suchen müssen? Bringt oder kostet Sie Ihr aktuelles Delegations-Verhalten Zeit?

Finden Sie Ihre Zeitdiebe – so optimieren Sie gleichzeitig Ihr Zeitmanagement.

Das gänzliche Ausschalten von Zeitdieben, also Unterbrechungen, ist nicht möglich. Um das geht es auch nicht. Zweck sollte es sein, diese Zeitdiebe für eine bestimmte Zeit so weit wie möglich zu reduzieren. In dieser Zeit können Sie dann konzentriert an Ihren wichtigen Aufgaben arbeiten.




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