Was ist Open Space?

Lesezeit: 15 Minuten

Definition und Hintergrund

Open Space ist eine Methode, die es großen Gruppen ermöglicht, selbstorganisiert und effektiv zusammenzuarbeiten, Ideen auszutauschen und Probleme zu lösen. Diese innovative Ansatz bietet den Teilnehmern die Freiheit, die Themen und Diskussionen zu bestimmen, die für sie am wichtigsten sind. Die wesentlichen Merkmale von Open Space sind:

  • Selbstorganisation: Bei Open Space-Veranstaltungen werden die Teilnehmer ermutigt, ihre eigenen Arbeitsgruppen zu bilden, Diskussionen zu leiten und die Agenda festzulegen.
  • Offenheit: Es gibt keine vorher festgelegte Agenda oder strenge Vorgaben. Die Themen und Diskussionen entstehen spontan aus den Interessen der Teilnehmer.
  • Verantwortung: Jeder Teilnehmer ist für seine Beiträge und Handlungen während der Veranstaltung verantwortlich.
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@Unsplash (Open Space by Benjamin Child)

Modul 1: Grundlagen von Open Space

Entstehung und Geschichte

Open Space wurde in den 1980er Jahren von Harrison Owen entwickelt. Owen war auf der Suche nach einer effizienteren Möglichkeit, große Gruppen dazu zu bringen, kreativ und produktiv zusammenzuarbeiten. Die Methode wurde erstmals auf einer Konferenz in den USA getestet und erwies sich als äußerst erfolgreich. Seitdem hat sich Open Space zu einer weit verbreiteten Methode entwickelt, die in vielen Bereichen wie Unternehmensführung, Gemeindeentwicklung, Bildung und mehr eingesetzt wird. Die Grundidee von Open Space – die Freiheit, sich in einer offenen Umgebung auszutauschen und Ideen zu entwickeln – hat zahlreiche Anwendungen und positive Auswirkungen in verschiedenen Kontexten.

1.2 Warum Open Space nutzen?

Vorteile und Nutzen

Warum solltest du Open Space als Methode nutzen? Es gibt eine Vielzahl von Vorteilen und Nutzen, die mit dieser innovativen Herangehensweise verbunden sind:

  • Maximale Beteiligung: Open Space ermöglicht es jedem Teilnehmer, aktiv an Diskussionen teilzunehmen und Ideen einzubringen. Dies fördert die Beteiligung und Einbindung aller, unabhängig von ihrer Position oder Rolle.
  • Effektive Problemlösung: Da die Teilnehmer die Themen selbst bestimmen, werden die Diskussionen oft hochrelevant und zielführend. Dies führt zu effektiveren Lösungen für komplexe Probleme.
  • Kreativität und Innovation: Open Space schafft eine Umgebung, in der Kreativität gefördert wird. Neue Ideen können entstehen, wenn Menschen sich frei austauschen und inspirieren lassen.
  • Schnelligkeit: Open Space-Veranstaltungen können in kurzer Zeit Ergebnisse liefern, da sie sich auf die wesentlichen Themen konzentrieren und eine klare Struktur für Diskussionen bieten.
  • Partizipation und Engagement: Die Teilnehmer fühlen sich oft stärker engagiert und motiviert, da sie aktiv an der Gestaltung der Veranstaltung beteiligt sind.

Anwendungsbereiche

Open Space kann in einer Vielzahl von Anwendungsbereichen eingesetzt werden, um die Vorteile zu nutzen, die diese Methode bietet:

  • Unternehmensführung: Open Space kann für Strategieentwicklung, Mitarbeiterbeteiligung und Veränderungsmanagement eingesetzt werden.
  • Konferenzen und Tagungen: Open Space ermöglicht es, Konferenzen interaktiver und partizipativer zu gestalten, was zu mehr Engagement der Teilnehmer führt.
  • Gemeindeentwicklung: Open Space kann genutzt werden, um Gemeinschaftsprojekte zu planen, Probleme zu lösen und Ideen zur Verbesserung der Lebensqualität zu entwickeln.
  • Bildung: In Bildungseinrichtungen kann Open Space dazu beitragen, Schülern und Studenten eine aktivere Rolle bei ihrer eigenen Bildung zu ermöglichen.
  • Kreativworkshops: Künstler, Designer und Kreative setzen Open Space ein, um Ideen zu generieren und kollaborativ an Projekten zu arbeiten.

Diese Anwendungsbereiche verdeutlichen, wie vielseitig und wertvoll Open Space als Methode sein kann, um die Beteiligung und Zusammenarbeit in verschiedenen Kontexten zu fördern.

1.3 Die Prinzipien von Open Space

Harrison Owens 5 Prinzipien

Harrison Owen, der Begründer von Open Space, hat fünf wichtige Prinzipien formuliert, die dieser Methode zugrunde liegen:

  1. Die Teilnehmer sind die Experten: In Open Space-Veranstaltungen wird davon ausgegangen, dass die Teilnehmer die besten Experten für die Themen sind, die sie interessieren. Du kannst also sicher sein, dass deine Meinung und dein Wissen geschätzt werden.
  2. Die Themen entstehen im Moment: Anstatt eine feste Agenda vorzugeben, ermutigt Open Space dazu, dass die Teilnehmer die Themen in Echtzeit festlegen. Das ermöglicht spontane Diskussionen und Ideenaustausch.
  3. Wer auch immer kommt, ist die richtige Person: Es spielt keine Rolle, wer an einer Open Space-Veranstaltung teilnimmt. Jeder Teilnehmer ist “die richtige Person”, um wertvolle Beiträge zu leisten.
  4. Was auch immer passiert, ist das Einzige, was passieren konnte: In Open Space soll akzeptiert werden, dass das, was in Diskussionen und Gruppen passiert, der beste Weg ist, um mit den aktuellen Herausforderungen umzugehen. Du kannst also auf den natürlichen Verlauf der Gespräche vertrauen.
  5. Wenn es vorbei ist, ist es vorbei: Open Space-Veranstaltungen haben keine festen Endzeiten. Die Diskussionen enden, wenn die Teilnehmer das Gefühl haben, dass die Themen erschöpft sind und die Ergebnisse festgehalten wurden.

Wichtige Aspekte bei der Umsetzung

Um Open Space erfolgreich umzusetzen, sind einige wichtige Aspekte zu beachten:

  • Moderation: Die Rolle der Moderation besteht darin, den Prozess zu begleiten, sicherzustellen, dass die Prinzipien eingehalten werden, und eine unterstützende Umgebung zu schaffen.
  • Raum und Ressourcen: Es ist wichtig, einen geeigneten Raum und die notwendigen Ressourcen für die Veranstaltung bereitzustellen, um die Interaktion und Diskussion zu fördern.
  • Kommunikation: Klare Kommunikation mit den Teilnehmern vor, während und nach der Veranstaltung ist entscheidend, um Erwartungen zu setzen und das Verständnis für Open Space zu fördern.
  • Dokumentation: Die Ergebnisse und Erkenntnisse aus den Diskussionen sollten sorgfältig dokumentiert werden, um sicherzustellen, dass sie nach der Veranstaltung genutzt werden können.

Diese Prinzipien und Aspekte sind entscheidend, um Open Space effektiv einzusetzen und die Vorteile dieser Methode in verschiedenen Situationen zu nutzen.

Modul 2: Die Schritte zur Umsetzung von Open Space

2.1 Vorbereitung und Planung

Wie bereitest du dich auf Open Space vor?

Die Vorbereitung auf eine Open Space-Veranstaltung ist entscheidend, um sicherzustellen, dass sie erfolgreich verläuft. Hier sind einige Schritte, wie du dich auf Open Space vorbereiten kannst:

  • Klarheit über das Ziel: Verstehe, warum du Open Space nutzen möchtest und welches Ziel du damit verfolgst. Klare Ziele helfen, die Veranstaltung zu fokussieren.
  • Auswahl des geeigneten Formats: Es gibt verschiedene Formen von Open Space, z.B. Halbtagsveranstaltungen oder mehrtägige Konferenzen. Wähle das Format, das am besten zu deinem Ziel passt.
  • Auswahl der richtigen Ressourcen: Stelle sicher, dass du über die notwendigen Ressourcen verfügst, wie beispielsweise Räumlichkeiten, Moderatoren und Technologie, um die Veranstaltung reibungslos ablaufen zu lassen.
  • Kommunikation mit den Teilnehmern: Informiere die Teilnehmer frühzeitig über die Open Space-Veranstaltung, ihre Ziele und den Ablauf. Kläre Erwartungen und ermutige sie, sich auf die Veranstaltung vorzubereiten.

Auswahl der richtigen Themen und Teilnehmer

Die Auswahl der Themen und Teilnehmer ist ein entscheidender Schritt in der Vorbereitung von Open Space. Hier ist, wie du das angehen kannst:

  • Relevante Themen identifizieren: Überlege, welche Themen für die Teilnehmer relevant und wichtig sind. Dies können Herausforderungen, Chancen oder Ideen sein, die diskutiert werden sollten.
  • Offen für Vielfalt: Achte darauf, dass die Teilnehmer vielfältige Hintergründe und Perspektiven haben. Vielfalt fördert die Kreativität und ermöglicht unterschiedliche Sichtweisen.
  • Einladungen aussprechen: Lade die Teilnehmer zur Open Space-Veranstaltung ein und erkläre, warum ihre Teilnahme wichtig ist. Ermutige sie, Themen vorzuschlagen, die sie diskutieren möchten.
  • Themenmarkt vorbereiten: In der Eröffnungsphase der Open Space-Veranstaltung können die Teilnehmer ihre Themen vorschlagen und auf einem sogenannten “Themenmarkt” platzieren. Dies ermöglicht die Auswahl der Themen, die diskutiert werden.

Die sorgfältige Vorbereitung und Auswahl der Themen und Teilnehmer ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Open Space-Veranstaltung, bei der die Teilnehmer sich aktiv beteiligen und wertvolle Ergebnisse erzielen können.

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@Unsplash (Open Space by Patrick Perkins)

2.2 Der Ablauf eines Open Space-Events

Eröffnung und Begrüßung

Die Eröffnung und Begrüßung eines Open Space-Events sind wichtige Schritte, um die Teilnehmer willkommen zu heißen und den Rahmen für die Veranstaltung zu setzen. Hier ist, wie der Ablauf sein kann:

  • Willkommensgruß: Beginne die Veranstaltung, indem du alle Teilnehmer herzlich begrüßt. Zeige deine Wertschätzung für ihr Engagement und ihre Anwesenheit.
  • Einführung in Open Space: Erkläre kurz die Grundprinzipien von Open Space, einschließlich der Selbstorganisation der Teilnehmer und der Entstehung der Themen im Moment.
  • Agenda erstellen: Lade die Teilnehmer ein, Themen oder Fragen aufzugreifen, die sie während der Veranstaltung diskutieren möchten. Diese werden auf einer Tafel oder einem virtuellen “Themenmarkt” notiert.
  • Eröffnungsritual: Schließe die Eröffnung mit einem ritualistischen Akt, wie dem Zerschneiden eines Bandes oder einem symbolischen Handshake, um den offenen Raum zu markieren.

Bildung von Arbeitsgruppen

Nach der Eröffnung und Begrüßung geht es darum, die Teilnehmer in Arbeitsgruppen zu organisieren, die sich mit den ausgewählten Themen beschäftigen. Hier ist, wie das funktionieren kann:

  • Selbstorganisation: Die Teilnehmer werden ermutigt, sich zu den Themen zu bewegen, die sie am meisten interessieren. Du wählst die Gruppe aus, der du beitreten möchtest.
  • Gruppenbildung: Die Teilnehmer versammeln sich um die Themen, die sie ansprechen, und organisieren sich in Gruppen. Jede Gruppe wählt einen Moderator, der die Diskussion leiten wird.
  • Session-Planung: In den Gruppen werden die Sitzungen geplant. Hier wird festgelegt, wie viel Zeit für Diskussionen zur Verfügung steht und wann sie stattfinden.
  • Ergebnisse festhalten: Die Gruppen notieren wichtige Erkenntnisse und Ideen aus den Diskussionen. Diese werden später zusammengefasst und geteilt.

Sessions und Diskussionen

Die Sessions und Diskussionen sind das Herzstück eines Open Space-Events. Hier ist, wie diese Phase abläuft:

  • Moderation: Die Moderatoren leiten die Diskussionen in ihren Gruppen und sorgen dafür, dass alle Teilnehmer die Möglichkeit haben, sich einzubringen.
  • Offener Dialog: Die Teilnehmer sprechen offen über die ausgewählten Themen, tauschen Ideen aus und suchen gemeinsam nach Lösungen.
  • Dokumentation: Während der Diskussionen werden wichtige Erkenntnisse, Lösungen und Aktionsschritte festgehalten. Dies dient dazu, die Ergebnisse zu dokumentieren und später zu teilen.
  • Flexibilität: Die Sessions können unterschiedlich lange dauern, je nach Bedarf. Es ist wichtig, den Teilnehmern die Freiheit zu geben, ihre Diskussionen so zu gestalten, wie es für sie am sinnvollsten ist.

Der Ablauf eines Open Space-Events ist darauf ausgerichtet, eine offene und kreative Umgebung zu schaffen, in der die Teilnehmer aktiv am Austausch von Ideen und Lösungen teilnehmen können. Dies trägt dazu bei, die Ziele der Veranstaltung zu erreichen.

2.3 Abschluss und Ergebnisse

Sammeln von Erkenntnissen und Ideen

Der Abschluss eines Open Space-Events ist genauso wichtig wie der Anfang, denn hier geht es darum, die Ergebnisse und Erkenntnisse der Diskussionen zu sammeln. Hier ist, wie dieser Abschnitt ablaufen kann:

  • Zusammenfassung der Gruppenarbeit: Die Moderatoren jeder Gruppe fassen die wichtigsten Erkenntnisse und Ideen aus unseren Diskussionen zusammen. Dies gibt uns einen Überblick über das, was in den Gruppen passiert ist.
  • Präsentation der Ergebnisse: Die Moderatoren präsentieren die Ergebnisse vor der Gesamtgruppe. Jede Gruppe teilt mit, was in ihren Diskussionen erarbeitet wurde.
  • Feedback und Diskussion: Nach den Präsentationen haben wir die Möglichkeit, Fragen zu stellen, Feedback zu geben und weitere Diskussionen zu führen, um ein besseres Verständnis für die Ergebnisse zu entwickeln.

Dokumentation und Follow-up

Die Dokumentation und das Follow-up sind entscheidend, um sicherzustellen, dass die während des Open Space-Events erarbeiteten Ideen und Lösungen nicht verloren gehen und in die Tat umgesetzt werden. Hier ist, wie dieser Teil des Abschlusses funktionieren kann:

  • Dokumentation der Ergebnisse: Die Ergebnisse und Erkenntnisse werden sorgfältig dokumentiert. Dies kann in Form von schriftlichen Berichten, Audio- oder Videoaufnahmen geschehen.
  • Verteilung der Dokumentation: Die Dokumentation wird allen Teilnehmern zur Verfügung gestellt, sodass wir auf die erarbeiteten Ideen und Lösungen zugreifen können.
  • Follow-up-Plan: Gemeinsam erstellen wir einen konkreten Plan, wie die erarbeiteten Ideen umgesetzt werden können. Dies kann die Zuweisung von Verantwortlichkeiten und Terminen zur Umsetzung beinhalten.
  • Kommunikation und Überwachung: Wir halten uns gegenseitig über den Fortschritt der Umsetzung auf dem Laufenden und überwachen die Entwicklungen, um sicherzustellen, dass die Ergebnisse tatsächlich in die Praxis umgesetzt werden.

Der Abschluss eines Open Space-Events zielt darauf ab, die Früchte der Diskussionen zu ernten und sicherzustellen, dass die erarbeiteten Ideen und Lösungen einen konkreten Einfluss haben. Dies ist ein wichtiger Schritt, um die Vorteile von Open Space voll auszuschöpfen.

Modul 3: Erfolgsfaktoren und Herausforderungen

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@Unsplash (Open Space by Christina @ wocintechchat.com)

3.1 Erfolgsfaktoren für Open Space

Kommunikation und Teilnahme fördern

Erfolgreiche Open Space-Veranstaltungen hängen von verschiedenen Faktoren ab, darunter die effektive Förderung von Kommunikation und Teilnahme. Hier ist, wie du diese Erfolgsfaktoren unterstützen kannst:

  • Offene Kommunikation fördern: Ermutige die Teilnehmer dazu, offen und ehrlich ihre Gedanken und Ideen zu teilen. Schaffe eine Atmosphäre des Vertrauens und der Offenheit.
  • Vielfältige Kommunikationskanäle nutzen: Stelle sicher, dass die Teilnehmer verschiedene Kommunikationsmittel wie Diskussionen, Brainstorming und Präsentationen nutzen können, um ihre Ansichten auszutauschen.
  • Klare Kommunikation der Ziele: Sorge dafür, dass die Ziele der Open Space-Veranstaltung klar vermittelt werden, damit die Teilnehmer wissen, was erwartet wird.
  • Feedback ermutigen: Lass uns alle ermutigen, Feedback zu geben und Fragen zu stellen. Dies fördert den Dialog und das Verständnis unter den Teilnehmern.

Moderation und Leadership

Die richtige Moderation und Leadership spielen eine entscheidende Rolle für den Erfolg von Open Space. Hier ist, wie du diese Erfolgsfaktoren unterstützen kannst:

  • Moderation vorbereiten: Moderatoren sollten gut auf ihre Rolle vorbereitet sein. Sie sollten die Prinzipien von Open Space verstehen und in der Lage sein, Diskussionen effektiv zu leiten.
  • Gleichberechtigte Führung: Die Moderatoren sollten eine gleichberechtigte Führung fördern, die sicherstellt, dass alle Teilnehmer die Möglichkeit haben, sich zu beteiligen, und keine dominanten Stimmen die Diskussion dominieren.
  • Flexibilität in der Führung: Moderatoren sollten flexibel sein und bereit sein, den Bedürfnissen der Gruppe zu folgen, anstatt starre Strukturen aufzuerlegen.
  • Konfliktmanagement: Moderatoren sollten in der Lage sein, Konflikte in der Gruppe zu erkennen und konstruktiv zu lösen, um eine positive Diskussionsatmosphäre aufrechtzuerhalten.

Die Förderung von effektiver Kommunikation und die richtige Moderation und Leadership sind Schlüsselfaktoren, um sicherzustellen, dass eine Open Space-Veranstaltung erfolgreich verläuft und die Ziele erreicht werden.

3.2 Häufige Herausforderungen und Lösungen

Widerstand und Skepsis

Widerstand und Skepsis sind häufige Herausforderungen, denen du bei der Umsetzung von Open Space begegnen könntest. Hier sind einige Lösungsansätze, um damit umzugehen:

  • Kommunikation und Erklärung: Erkläre den Teilnehmern ausführlich die Gründe für die Verwendung von Open Space und die Vorteile, die sie daraus ziehen können. Klare Kommunikation kann Skepsis verringern.
  • Erfahrungen teilen: Teile Erfahrungen und Erfolgsgeschichten von anderen Open Space-Veranstaltungen, um zu zeigen, wie effektiv diese Methode sein kann.
  • Beteiligung und Einbeziehung: Biete den skeptischen Teilnehmern die Möglichkeit, aktiv an der Gestaltung der Veranstaltung teilzunehmen. Dies kann ihre Sichtweise positiv beeinflussen.
  • Moderation und Leadership: Stelle sicher, dass die Moderatoren in der Lage sind, skeptische Teilnehmer zu unterstützen und Bedenken konstruktiv anzugehen.

Zeit- und Ressourcenmanagement

Die Verwaltung von Zeit und Ressourcen ist eine weitere wichtige Herausforderung in Open Space. Hier sind einige Lösungen, um diese Herausforderungen anzugehen:

  • Zeitplanung: Plane die Veranstaltung sorgfältig, um sicherzustellen, dass ausreichend Zeit für Diskussionen und den Abschluss vorhanden ist. Halte die Zeitpläne flexibel, um Anpassungen vornehmen zu können.
  • Ressourcenbereitstellung: Stelle sicher, dass du über die notwendigen Ressourcen wie Räumlichkeiten, Technologie und Moderatoren verfügst, um die Veranstaltung reibungslos durchzuführen.
  • Priorisierung von Themen: Falls die Zeit begrenzt ist, ermutige die Teilnehmer, die wichtigsten Themen zu priorisieren, um sicherzustellen, dass die relevantesten Diskussionen stattfinden.
  • Ressourcennutzung optimieren: Nutze Ressourcen effizient, indem du beispielsweise Gruppenarbeit und parallele Diskussionen förderst, um die Teilnehmer optimal einzubeziehen.

Die Bewältigung von Widerstand, Skepsis sowie das effektive Zeit- und Ressourcenmanagement sind entscheidende Aspekte, um sicherzustellen, dass deine Open Space-Veranstaltung erfolgreich verläuft und die Ziele erreicht werden können.

Modul 4: Praktische Übungen und Anwendungsbeispiele

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@Unsplash (Open Space by Jason Goodman)

4.1 Interaktive Übungen und Rollenspiele

Praktische Anwendung von Open Space-Konzepten

Die praktische Anwendung von Open Space-Konzepten kann durch interaktive Übungen und Rollenspiele erleichtert werden. Hier sind einige Ansätze, wie du die Konzepte von Open Space in der Praxis vertiefen kannst:

  • Themen-Mapping: Organisiere eine Übung, bei der die Teilnehmer Themen auf Karten schreiben und diese auf einer Wand oder einem Whiteboard gruppieren. Dies veranschaulicht, wie sich Themen während einer Open Space-Veranstaltung entwickeln.
  • Simulation eines Open Space-Events: Führe eine Mini-Simulation einer Open Space-Veranstaltung durch. Die Teilnehmer können in die Rollen von Moderatoren, Teilnehmern und Organisatoren schlüpfen, um den Ablauf und die Prinzipien von Open Space zu erleben.
  • Diskussionsleitungs-Training: Trainiere die Fähigkeiten der Moderation, indem du Übungen zur Diskussionsleitung durchführst. Die Teilnehmer können abwechselnd Diskussionen leiten und wertvolles Feedback erhalten.
  • Problemstellung und Lösungsfindung: Starte eine Übung, in der die Teilnehmer ein reales Problem oder eine Herausforderung aus ihrer Arbeitsumgebung einbringen. Sie können dann Open Space nutzen, um Lösungen zu generieren und diese in einer Mini-Veranstaltung zu präsentieren.
  • Rollenwechsel: Lass die Teilnehmer die Rollen von skeptischen Teilnehmern, enthusiastischen Organisatoren und effektiven Moderatoren übernehmen, um die unterschiedlichen Perspektiven und Herausforderungen bei Open Space zu verstehen.

Diese interaktiven Übungen und Rollenspiele bieten eine hervorragende Möglichkeit, die Konzepte von Open Space praktisch anzuwenden und ein tieferes Verständnis für die Methode zu entwickeln. Sie ermöglichen es den Teilnehmern, sich auf eine unterhaltsame und lehrreiche Weise mit Open Space vertraut zu machen.

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