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To Do Liste

Grundsätzlich können Menschen in Bezug auf ihre Aufgabenerledigung in zwei Arten unterschieden werden: Es gibt Menschen, die ihre Aufgaben organisieren. Diese Menschen machen sich Gedanken, bevor sie sich an die Arbeit machen – sie machen sich Pläne, To Do Listen, sie erstellen Konzepte und möglicherweise delegieren sie Aufgaben. Als zweite Art gibt es Menschen, die einfach unorganisiert an die Sache rangehen und sich die Zeit lieber sparen möchten, vorher alles auf einer To Do Liste zu notieren. Doch was genau ist denn nun eigentliche eine To Do Liste?

Was ist eine To Do Liste?

Die To Do Liste ist eine eigens erstelle Liste mit den Aufgaben, die zu erledigen sind. Außerdem wird oft angegeben, wann die Aufgaben erledigt sein sollen und wer für die Aufgabe verantwortlich ist. To Do Listen können einfach, erweitert oder komplex gestaltet werden.

Einfache To Do Liste: Die einfachste Form ist eine Liste mit den einzelnen Aufgaben, die erledigt werden müssen, die dann nach und nach abgehakt werden. Dabei kann je nach Belieben eine Deadline und ein Verantwortlicher angegeben werden. Diese Form eignet sich beispielsweise gut, um im Berufsalltag einzelne Arbeitstage zu planen. Wenn mehrere Personen gemeinsam an einem Projekt arbeiten, ist es ebenfalls sinnvoll eine To Do Liste zu erstellen, um festzulegen, wer, wann, welche Aufgaben erledigen soll. Ein weiteres klassisches Beispiel ist der Einkaufszettel, der in Form einer To Do List hilfreich ist, um beim Einkaufen kein benötigtes Lebensmittel zu vergessen.

Erweiterte To Do Liste: Die erweiterte To Do Liste enthält zusätzlich zu den klassischen Punkten auch noch den Punkt Zeitaufwand. Bevor eine Aufgabe erledigt wird, wird bei der erweiterten To Do Liste geschätzt, wie viel Zeit diese Aufgabe beansprucht. So kann festgestellt werden, ob für diese Aufgabe womöglich mehrere Personen benötigt werden, um die vorgegebene Deadline einhalten zu können.

Komplexe To Do Liste: Bei einer komplexeren To Do Liste werden die anfallenden Aufgaben in Teilschritte oder Teilaufgaben untergliedert. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn bestimmte Teilschritte erledigt werden müssen, bevor andere Teilschritte überhaupt begonnen werden können. Auch sinnvoll ist eine solch komplexe To Do Liste, wenn mehrere Personen an verschiedenen Teilschritten beteiligt sind.

Generell gilt, dass Aufgaben auf einer To Do Liste nach Priorität sortiert werden. Die Aufgaben, die am wichtigsten sind, kommen nach oben und sollen zuerst erledigt werden.

Warum To Do Listen schreiben?

Wissenschaftler und Forscher haben mit verschiedenen Studien untermauert, dass sich Menschen Dinge besser merken können, wenn sie sich die Dinge notieren. Dasselbe gilt natürlich für To Do Listen. Wer sich wichtige Aufgaben auf eine To Do Liste schreibt, kann sich diese Aufgaben leichter merken und vergisst solche wichtigen Aufgaben auch nicht – und selbst wenn er die Aufgabe vergisst, hat er sich die Aufgabe notiert und kann mithilfe der To Do Liste wieder daran erinnert werden. Oftmals ist es allerdings der Fall, dass die Menschen gar keinen Blick mehr auf die aufgeschriebenen Aufgaben werfen müssen, da sie sich diese durch das vorherige Aufschreiben eingeprägt haben.

Die erweiterte oder komplexe To Do Liste bringt außerdem den Vorteil mit, dass Teilschritte oder mögliche Abhängigkeiten nicht vergessen werden. Wenn eine bestimmte Aufgabe von einer kleineren Aufgabe abhängt, die unbedingt zuvor erledigt werden muss, dann wird das beim Schreiben der To Do Liste deutlich. Ohne eine To Do Liste kann es im schlimmsten Fall passieren, dass man mit der Aufgabe von vorne beginnen muss, weil eben dieser kleine Teilschritt vergessen wurde. Durch die To Do List wird so die Produktivität gesteigert.

Ein Beispiel: To Do Liste – Hochzeit

Eine Hochzeit ist definitiv ein Event, das geplant werden muss. Eine To Do Liste kann da in vielen Dingen hilfreich sein. Eine Hochzeit-To-Do-Liste kann beispielsweise zunächst erfassen, welche wichtigen Aufgaben unbedingt erledigt werden müssen: Termin, Location, Catering. Eine Hochzeit kann nur an einem bestimmten Termin, an einem bestimmten Ort und mit einem bestimmten Catering stattfinden. Der nächste Schritt ist dann eine genauere Unterteilung der Hochzeit-To-Do-Liste: Mit wem muss der Termin alles abgestimmt werden? Können das Brautpaar, wichtige Personen, der Pfarrer usw. Gerade bei einer Hochzeit kann es schnell passieren, dass eine Kleinigkeit übersehen wird und diese Kleinigkeit kann dann schwerwiegende Folgen haben. Wird beispielsweise vergessen, die Terminfestlegung mit dem Pfarrer abzustimmen, so muss im schlimmsten Fall die komplette Planung von vorne beginnen.

Gerade im Projektmanagement sind To Do Listen unabdingbar. Die To Do Liste ist nötig, damit Projekte zeitgerecht fertiggestellt werden können. Projekte hängen dabei oftmals mit Kunden zusammen. Das Schreiben einer Aufgabenliste ist dann sowohl für den Kunden, als auch für den Projektmanager wichtig. Ein kleiner Fehler wie das Vergessen eines Teilschrittes ist dann nicht nur peinlich, sondern gleichzeitig teuer.

Warum Aufgabenlisten die Produktivität und Motivation erhöhen

Die To Do Liste hilft den Menschen dabei, Aufgaben organisieren und strukturieren zu können. Die Menschen sind dabei frei und können selbst entscheiden, wie, wann und wo sie ihre Aufgabenverwaltung gestalten wollen. Sie können sich eine To Do Liste erstellen, die einfach nur alle wichtigen to does enthält. Sie können die Liste selbst schreiben, oder am Computer eine To Do Liste zum ausdrucken erstellen. Doch ganz egal, wie die Liste erstellt wird, die Liste steigert die Produktivität und die Motivation.

To Do Liste – Produktivität

Die Menschen sammeln alle anstehenden to does und sortieren diese nach Relevanz und Priorität. Wichtige Aufgaben werden zuerst erledigt, unwichtige Aufgaben später. Oftmals kann auch deutlich werden, dass bestimmte Aufgaben gar nicht erledigt werden können, beispielsweise aus zeitlichen Gründen. Diese Aufgaben werden dann gestrichen oder abgegeben. Die Produktivität wird gesteigert, da keine Zeit mit unwichtigen oder gar nicht machbaren Aufgaben verschwendet wird. Wichtige Aufgaben werden stärker berücksichtigt, da sie in der Aufgabenliste ganz oben stehen. Auch dadurch wird die Produktivität erhöht. Ein weiterer Aspekt ist das Zeitmanagement. Gerade bei einem komplexen Aufgabenplan ist genau ersichtlich, welche Aufgabe wie viel Zeit beansprucht. Durch Zeitmanagement kann dann die zur Verfügung stehende Zeit optimal eingeteilt werden. Die Kombination von einem strukturierten Aufgabenplan und einem guten Zeitmanagement können dann wiederum die Produktivität fördern.

To Do Liste – Motivation

Das, was hinter der To Do Liste steckt, ist Selbstständigkeit und Selbstmanagement. Die Menschen bekommen ihre To Do Listen schließlich nicht einfach vorgelegt, sondern gestalten ihre Aufgabenlisten selbst. Durch dieses selbstständige Erstellen wird gleichzeitig die Motivation erhöht. Denn erstens behalten die Menschen ihre Aufgaben leichter im Gedächtnis und werden durch das selbstständige erstellen im Gedächtnis ständig an die Aufgaben erinnert. Außerdem fällt es den Menschen leichter, Dinge zu erledigen, die sie zuvor selbst ins Leben gerufen haben. Auch in diesem Fall stärkt die To Do Liste die Motivation.

Wie kann ich am besten die To Do Liste erstellen?

Wer regelmäßig mit einer Aufgabenverwaltung arbeiten möchte, sollte es sich zur Gewohnheit machen, täglich einen Aufgabenplan zu erstellen. Das Erstellen von To Do Listen nimmt dabei in etwa 15 Minuten am Tag in Anspruch – bei umfangreichen oder besonders komplexen To Do Listen eventuell mehr. Wer täglich Aufgaben auf einer Liste notiert, sollte einige Dinge beachten:

  1. Spezifizierung: genaue Formulierungen, um welche Aufgabe es sich handelt
  2. Größe: die Aufgaben sollten nicht zu groß sein – größere Baustellen sollten deshalb in mehrere kleinere Teilaufgaben aufgeteilt werden. Allerdings sollten die Aufgaben auch nicht zu klein sein – Aufgaben die in 5 Minuten erledigt sind, werden erst gar nicht auf die To Do Liste geschrieben, sondern sofort erledigt.
  3. Umsetzbarkeit: die Aufgaben, die auf der Liste stehen, sollten in der zur Verfügung stehenden Zeit umsetzbar sein. Am besten sollte etwas mehr Zeit eingeplant werden, damit kleine außerplanmäßig auftretende Aufgaben nicht die komplette To Do Liste aufheben
  4. Flexibilität: die Aufgabenliste sollte so gestaltet werden, dass Änderungen möglich sind
  5. Nobody is perfect: jede vorab erstellte Aufgabenliste ist nur eine Schätzung – es kann deshalb immer und überall passieren, dass nicht alle Punkte auf der Liste erledigt werden können. Wenn dies der Fall ist, dann sollte es einfach akzeptiert werden und die Aufgabe an einem anderen Tag erledigt werden.
  6. Prioritäten setzen: die wichtigsten Punkte stehen auf der Liste ganz oben, nach unten werden die Aufgaben unwichtiger bis hin zu der Aufgabe, die am wenigsten zu priorisieren ist

Tipps für die To Do Liste

Beim Erstellen einer Aufgabenliste können zudem zwei weitere Aspekte beachtet werden: die 3 Gesetze der Simplizität sowie die 1-3-5 Regel.

3 Gesetze der Simplizität: Zunächst sollten alle Punkte auf der To Do Liste reduziert werden. Die Reduzierung ist das erste Gesetz der Simplizität und beinhaltet die einfache Aussage, so wenig Punkte wie möglich und gleichzeitig so viele Punkte wie nötig auf dem Aufgabenplan zu notieren. Das zweite Gesetz ist die Organisation. Nur wenige Menschen sind in der Lage, strukturiert und organisiert an einem unordentlichen Ort oder im Chaos abzuarbeiten. Das Umfeld sollte daher immer wieder ausgemistet und aufgeräumt werden. Als dritter Punkt ist die Konzentration aufzuführen. Menschen können sich niemals gleichzeitig zu 100% auf eine Sache konzentrieren. Wer zwei Aufgaben gleichzeitig erledigen will, kann so beispielsweise jeder der beiden Aufgaben nur 50% Konzentration widmen. Aufgaben sollten deshalb nacheinander erledigt werden, damit sie auch mit vollster Konzentration erledigt werden.

1-3-5-Regel: An einem Tag kann nur eine bestimmte Anzahl von Aufgaben erledigt werden. Auch die Konzentration kann nicht den ganzen Tag durchgängig mithalten. Es ist daher wichtig, sich nur 1 große und wichtige Hauptaufgabe am Tag vorzunehmen. Außerdem können auf dem Aufgabenplan 3 weitere wichtige Aufgaben notiert werden, die nicht ganz so viel Zeit und Konzentration beanspruchen. Als letztes können 5 kleine Aufgaben mit aufgenommen werden, die zwischen den wichtigen Aufgaben erledigt werden können.

To Do Liste Vorlage

Wer seine Aufgabenliste gerne am Computer verwalten möchte, kann bereits vorhandene Vorlagen benutzen und diese Vorlagen anpassen. Es gibt beispielsweise eine Excel To Do Liste oder eine Word To Do Liste, in die dann die eigenen Daten eingegeben werden können. Solche To Do Liste Vorlagen stehen oftmals kostenfrei im Netz zum Download zur Verfügung. In den meisten Excel- und Word-Versionen sind solche To-Do-List-Vorlagen bereits vorinstalliert und können auch ohne Download verwendet werden.

To Do Liste - Software

Neben der Excel To Do Liste und der Word To Do Liste gibt es zahlreiche weitere Möglichkeiten, online To Do Listen zu erstellen. Der Vorteil ist, dass die To Do Liste Online gespeichert ist und deshalb nicht wie ein Zettel einfach verloren gehen kann. Online Aufgabenverwaltung zu erledigen, ist nicht jedermanns Sache. Es muss also jeder selbst für sich entscheiden, ob man die Punkte per Hand auf einem Blatt Papier, Flipchart oder Ähnlichem notieren oder ob man lieber eine Online To Do Liste erstellen möchte.

To Do Liste - Programme im Überblick

Obwohl das Erstellen einer To Do Liste an sich keine komplizierte Sache ist, existieren im Internet sehr viele Plattformen, Programme, Software und Apps, die bei der Online To Do List behilflich sein sollen. Wer sich einen ersten Überblick verschaffen möchte, kann sich zunächst mit den folgenden Anbietern auseinandersetzen:


  • Wunderlist: Mit diesem Programm können ganz leicht jede Art von Listen erstellt werden. Egal ob Einkaufs-, Film- oder Haushaltslisten. Es können Erinnerungen eingestellt werden, damit man bestimmte Deadlines einhalten kann. Mit der Wunderlist Pro Version können auch weitere Personen auf die erstellten Listen zugreifen und die Listen nutzen. Die Wunderlist Pro Version ist allerdings keine Freeware. Neben der Desktop Version steht zudem auch die Wunderlist App zur Verfügung.

  • Todo: Die Software Todo funktioniert ähnlich wie Wunderlist und bietet seinen Nutzern ebenfalls die Möglichkeit, Aufgaben in Listen abzuspeichern, sich an Deadlines erinnern zu lassen. Zusätzlich dazu gibt es auch die Todo Cloud. In der Todo Cloud können alle Daten Online abgespeichert werden, ohne Speicher auf dem verwendeten Endgerät zu nutzen.

  • Google: Im Google Aufgabenplaner können Aufgaben erstellt, bearbeitet, organisiert und wieder entfernt werden. Ein Vorteil an diesem Tool ist, dass ein To Do Kalender erstellt werden kann. In diesem To Do Kalender können neben den ganz normalen Terminen dann auch Punkte von der To Do Liste angezeigt werden lassen.

  • Todoist: Mit dem Programm Todoist lassen sich schnell und einfach Aufgabenpläne, Projekte und verschiedene Arten von Listen erstellen. Auf diese Listen kann Online und Offline auf den verschiedensten Endgeräten zugegriffen werden. Dabei können bis zu 5 Personen an einem Projekt teilnehmen und arbeiten. Dies alles ist in der Freeware Version möglich. Die Möglichkeiten können mit den zahlungspflichtigen Versionen Todoist Premium und Todoist Business erweitert werden.

  • OpenTasks: OpenTasks ist eine einfach gestrickte App, in der Aufgaben Listen zugeteilt werden können. Erledigte Aufgaben können abgehakt werden – an unerledigte Aufgaben wird der Nutzer erinnert. Ebenfalls beinhaltet diese App ein To Do List Widget, mithilfe dessen man sich Aufgaben auf dem Startbildschirm des Handys anzeigen lassen kann.

  • TickTick: Auch mit diesem Programm wird die Aufgabenverwaltung erleichtert. Die Punkte auf den To Do Listen können ebenfalls in einem Kalender angezeigt werden. Aufgabenlisten oder einzelne Punkte auf der Liste können mit Freunden geteilt werden.

Dies waren nur einige der vielen To Do List Programme, die auf dem Markt existieren. Weitere Beispiele sind die Programme Simpletask, Taskworld oder MeisterTask. Welches dieser zahlreichen Angebote am besten ist oder die beste To Do App beinhaltet, muss jeder für sich selbst entscheiden. Die unterschiedlichen Programme haben alle gemeinsam, dass To Do Listen erstellt und abgearbeitet werden können. Die To-Do-ListProgramme unterscheiden sich in den Feinheiten, wie beispielsweise in der Vielschichtigkeit oder den verfügbaren Möglichkeiten in der Freeware Version.

Was soll ich auf meiner To Do Liste notieren?

Vielen Menschen macht es sehr viel Spaß, für alle möglichen Dinge eine Aufgabenliste zu erstellen – To Do List Ideen gibt es reichlich. Wer in Zukunft gerne einige Aufgabenlisten schreiben möchte, aber noch nicht die nötige Inspiration gefunden hat, wird vielleicht hier fündig.

To Do Liste Büro

Der Klassiker ist die To Do Liste Büro. Im Büro bietet es sich tatsächlich auch sehr gut an, Aufgabenlisten zu erstellen. Zwar hat jeder Mensch ein Gedächtnis, allerdings kann man sich auch nicht alles merken. Da ist eine Liste durchaus hilfreich, um keine wichtige Aufgabe zu vergessen.

To Do Liste Fürs Leben

Wie wäre es mit einer To Do Liste fürs Leben? Jeder Mensch hat Träume und hat Dinge im Kopf, die er gerne angehen möchte. Es schadet sicher nicht, sich die Zeit zu nehmen und die sogenannte Löffelliste mit einigen Punkten zu füllen. Die Löffelliste ist eine Liste mit Dingen, die man gerne machen möchte, bevor man den Löffel abgibt.

To Do Liste Urlaub

Wer in den Urlaub fährt, hat zwei Möglichkeiten: Entweder man schreibt sich eine Liste mit all den Dingen, die man im Urlaub braucht oder man packt einfach drauf los und geht das hohe Risiko ein, etwas wichtiges zu vergessen. Wer im Urlaub sichergehen möchte, dass auch alles im Koffer drin ist, sollte deshalb eine To Do Liste für den Urlaub schreiben: Sonnencreme, Zahnbürste und Sonnenbrille landen dann auf jeden Fall im Koffer.

To Do Liste Verrückt

Jeder hat wahrscheinlich schon einmal einen Film gesehen und sich gedacht: “Wow, das ist echt verrückt. Sowas möchte ich mich auch mal trauen!“. Vielleicht ist jetzt nicht der richtige Zeitpunkt oder man ist nicht am richtigen Ort, um dies zu tun. Da kommt die To Do Liste Verrückt gerade recht, denn aufschreiben kann man es auf jeden Fall. Der Vorteil: Einmal aufgeschrieben bleibt es leichter im Gedächtnis und wenn der richtige Zeitpunkt gekommen ist, kommt die To Do Liste Verrückt in die Erinnerung zurück und gibt einem vielleicht die fehlende Motivation, auch einmal etwas verrücktes zu tun.

Generell kann zu fast jedem Thema eine To Do Liste erstellt werden – natürlich ist es fraglich, in welchen Bereichen es notwendig und in welchen es eher Zeitvertreib ist oder gar als eine Freizeitbeschäftigung gesehen werden sollte.

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