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PowerPoint Präsentation

Powerpoint
Powerpoint (Pixabay: © mohamed_hassan)

PowerPoint ist Teil des Microsoft Office-Pakets, kann aber auch einzeln erworben werden. Es eignet sich zur Erstellung professioneller Präsentationen, welche via Beamer auf Leinwand oder auf dem Fernseher sichtbar werden. Da PowerPoint sehr viele praktische Tools und Design-Möglichkeiten bietet, ist es ein sehr beliebtes und weit verbreitetes Präsentationsmedium.

Tabellen, Diagramme und Organigramme lassen sich hier ebenso einbinden, wie externe Bilder und Videos. Durch Animationen lassen sich bestimmte Elemente hervorheben, um die Aufmerksamkeit des Betrachters auf bestimmte Objekte zu fokussieren.

Für eine professionelle PowerPoint Präsentation werden die Folien am PC erstellt und der Reihe nach angezeigt. Mit wenigen Klicks lassen sich Folien austauschen, verschieben oder löschen. Die fertige Präsentation kann beispielsweise in der Cloud oder auf einem externen Datenträger gespeichert werden.

Inhaltsverzeichnis

  1. Welche Vorteile hat eine Präsentation mit PowerPoint?
    1. Vorteile PowerPoint Präsentation
    2. Nachteile PowerPoint Präsentationn
  2. Tipps zur PowerPoint Präsentation
  3. Regeln für eine professionelle PowerPoint Präsentation
    1. Wie Du eine PowerPoint Präsentation einleitest
  4. Was Du bei einer PowerPoint Präsentation vermeiden solltest

Welche Vorteile hat eine Präsentation mit PowerPoint?

Vorteile PowerPoint Präsentation

  • Lässt sich am PC erstellen

    Das Arbeiten am PC ist sehr bequem und hat den Vorteil, dass Zahlen, Daten und Fakten professionell visualisiert werden können.
  • Ansprechendes Design

    PowerPoint erlaubt eine Vielfalt an gestalterischen Möglichkeiten. Verschiedene Templates, Farben, und Schriftarten sorgen für eine ansprechende Optik. So kann das Design beispielsweise mit den Unternehmensfarben gestaltet werden, was besonders professionell wirkt.
  • Wirkt sehr dynamisch

    Präsentationen mit PowerPoint lassen sich aufgrund der vielen Möglichkeiten, Templates und Features sehr abwechslungsreich gestalten und wirken dadurch sehr interessant.
  • Viele Farbvariationen & Fonts möglich

    Das menschliche Auge braucht Abwechslung. Um Wichtiges hervorzuheben, lassen sich bei PowerPoint verschiedene Farben und Schriftarten verwenden. So ist für jedes Thema und jede Branche das richtige dabei.
  • Wirkt hochprofessionell

    Eine am PC erstellte Präsentation wirkt sehr professionell. Gerade auf Kongressen, Pitches oder Meetings sind Vorträge mit PowerPoint sehr beliebt.
  • Kein Limit

    Man kann beliebig viele Folien in die Präsentation mit einbauen, was PowerPoint perfekt für mittellange bis lange Vorträge macht.
  • Präsentation kann auf einem Datenträger abgespeichert werden

    Die Präsentation lässt sich einfach auf einem USB Stick oder auf einer CD speichern und kann überall hin mitgenommen werden. Du hast auch die Möglichkeit Deinen Vortrag in der Cloud zu speichern und von überall darauf zuzugreifen.
  • Externe Daten lassen sich leicht einbinden

    Du möchtest gerne Bilder oder kurze Videoclips zeigen? PowerPoint ist das geeignete Präsentationsmedium, um Videos und Bilder einzubinden. (PowerPoint kann viele, aber nicht alle Formate nutzen)
  • Bleibt im Kopf

    Audiovisuelle Präsentationen lassen sich leichter verstehen und wirken nachhaltig. Üblicherweise werden die Folien der PowerPoint Präsentation mit Stichpunkten, Bildern und Grafiken versehen, was Kernaussagen auf den Punkt bringt und sich leicht einprägt.


Nachteile PowerPoint Präsentation

  • Erstellung beansprucht Zeit

    Wer eine erfolgreiche PowerPoint Präsentation durchführen will, der braucht ein gutes Konzept, welches den Aufbau des Vortrags strukturiert. Das kann unter Umständen Zeit beanspruchen. Auch die Auswahl geeigneter Medien braucht Zeit in der Vorbereitung und sollte einkalkuliert werden.
  • Technikaffinität ist Voraussetzung

    PowerPoint ist keine Raketenwissenschaft, aber Du solltest wissen, welches Kabel wo hingehört und wie das Bild auf die Leinwand kommt. Im Falle einer technischen Störung kannst Du dann auch schnell eingreifen und die Präsentation retten.
  • 'Beamer
    Beamer (Pixabay: © LoboStudioHamburg)
    Vergleichsweise teuer

    PowerPoint kommt im Microsoft Office Programm, kann aber auch einzeln erworben werden. Zudem ist es auch für MAC Geräte anwendbar. Technische Ausrüstung wie Beamer, Leinwand oder Fernseher sind ebenfalls kostspielig.



Tipps zur PowerPoint Präsentation

'Sanduhr
Sanduhr (Pixabay: © nile)

Etwa 30 Millionen PowerPoint Präsentationen werden Schätzungen zufolge täglich weltweit gehalten. In Uni-Hörsälen, Werbeagenturen, Konzernen und auf Kongressen ist PowerPoint nicht mehr wegzudenken. Dass sich hierbei teilweise peinliche Fehler einschleichen, bleibt nicht aus. Fehlerhafte Grafiken, Copy-Paste-Fehler oder maßlose Effekte können eine Präsentation in einer Katastrophe enden lassen. Wer seinem Publikum echten Mehrwert bieten und einen erfolgreichen PowerPoint-Vortrag halten will, der sollte ein paar Tipps beherzigen.

  • Struktur
    Eine gute Gliederung der Präsentation sorgt für Struktur. Es fällt Dir leichter den roten Faden zu verfolgen, was es auch den Zuhörern einfacher macht Dir zu folgen. Aber wie macht man eigentlich eine PowerPoint Präsentation mit Notizen? Damit die Folien nicht überladen wirken, solltest Du die Notizen zu den verschiedenen Punkten auf einen separaten Zettel schreiben. Die Stichpunkte auf der Folie kannst Du anhand dieser Notizen genauer erklären. Mache Dir zu Beginn der Erstellung auch Notizen zu den einzelnen Themen und Kapiteln. Überlege welche Grafiken oder Stichpunkte relevant sind und wo diese im Vortrag Platz finden.
  • Einheitliche Schriftart
    Das Auge des Zuschauers soll nicht unnötig beansprucht werden. Vermeide deshalb verschiedene Schriftarten. Zu empfehlen ist eine – auch für die letzte Reihe - gut lesbare Schriftart ohne Schnörkel.
  • Schriftgröße
    Du und Dein Publikum sollen die Buchstaben deutlich erkennen können. Die Schrift sollte daher nicht zu klein gewählt werden. Je nach Raumgröße empfiehlt sich eine Schriftgröße von mindestens 20 bis 28 Pt.
  • Farbe
    Meide zu viele verschiedene Farben in Deiner Power Point Präsentation. Wichtige Wörter und Grafiken kannst Du natürlich farblich darstellen, jedoch solltest Du immer den Kontrast zum Hintergrund beachten. Beispielsweise ist ein Hellgrün auf weißem Hintergrund nicht zu empfehlen.
  • Grafiken
    Für fast alles findet man im Internet eine Grafik. Viele sind jedoch fehlerhaft, unvollständig oder falsch skaliert. Mache Dir lieber die Mühe und erstelle eine eigene Grafik. Das kostet zwar Zeit, wirkt jedoch professioneller und Du vermeidest Fehler.
  • Animationen
    Animationen können manchmal etwas nervig sein und die Konzentration stören. Der Fokus eines Vortrags liegt auf der inhaltlichen Präsentation. Spare deshalb mit Over-The-Top-Animationen, wie ins Bild fliegende Buchstaben oder ein Logo, das in Flammen steht. Deine Kompetenz wird nicht an Animationen gemessen.
  • Bilder
    Vermeide es unbedingt Bilder von anderen Websites einzubinden. Eine Urheberrechtsverletzung kann teuer werden – die Chance, dass Externe auf die benutzten Bilder aufmerksam werden und diese melden ist groß. Investiere lieber in eigens erstellte Bilder für eine professionelle Power Point Präsentation. Andernfalls besteht auf einigen Plattformen die Möglichkeit Bilder zu erwerben. Damit gehst Du auf Nummer sicher. Achte außerdem darauf, dass Deine eingebundenen Bilder eine hohe Auflösung und Schärfe haben.

    Vermeide bitte abgenutzte Standardbilder wie aufgetürmte Kieselsteine, den bekannten Handschlag oder Geschäftsleute auf der Laufbahn. Auch die Zielscheibe mit dem „Treffer ins Schwarze“ hat längst ausgedient und sollte in keiner modernen PowerPoint-Präsentation auftauchen.
  • Handouts
    Bereite schon vorher Handouts vor! Damit Deine Zuhörer sich die gesamte Präsentation noch einmal in Ruhe anschauen können empfiehlt es sich, ihnen ein Handout mitzugeben. Das heißt, Du kopierst die Power Point Folien für jeden Teilnehmer und gibst diese als Skript nach Ende des Vortrags mit.
  • Notizen
    Übersicht ist das A und O. Schreibe Dir wichtige Informationen auf einen Spickzettel. Willst Du beispielsweise zu einem Punkt auf der Folie etwas erklären, kannst Du diesen farblich markieren. Sofort weißt Du Bescheid, dass dazu auf Deinem Zettel noch etwas steht. Mit diesem Trick wirken die einzelnen PowerPoint Folien nicht zu überladen und alles Wichtige wird gesagt.
  • Präsent sein
    Stehe dem Publikum zugewandt. Während des Vortrags liegt der Fokus auf Dir, deshalb ist es wichtig, dass man Dich wahrnimmt.
  • Selbst reden
    Lese nicht einfach nur von den Folien ab. Sie dienen lediglich zur Ergänzung.
  • Aussage als Tweet einbauen
    In Zeiten von Social Media gibt es in Deinem Vortrag sicher den ein oder anderen, der darüber twittern und Dich zitieren möchte. Streue kurze und knackige Aussagen von nicht mehr als 280 Unicode-Zeichen und erhöhe ganz nebenbei Deine Reichweite.

Regeln für eine professionelle PowerPoint Präsentation

Nicht nur die Präsentationsfolien und die Technik müssen stimmen: Letztendlich entscheidet auch Dein Auftreten über den Erfolg der Präsentation. Mache Dir die Tipps von Rhetorik-Experten zunutze und lege einen professionellen Auftritt hin!

Mehr dazu: Was ist Rhetorik? Definition, Tipps und Anleitungen

Wie Du eine PowerPoint Präsentation einleitest

  • Ein starker Start

    „Guten Tag, mein Name ist Max Mustermann, ich bin erfolgreicher Top-Manager und halte nun einen Vortrag zum Thema Führung.“ Gähnende Gesichter im Publikum. Die Zuhörer fühlen sich womöglich klein und verunsichert. Mit solch einem Einstieg gewinnt man keinen Blumentopf – geschweige denn die Aufmerksamkeit des Publikums.

    Besser: Kündige bereits zu Beginn an, welchen Nutzen der Vortrag für die Zuhörer hat.

    Beispiel: „Wenn Sie hier in einer Stunde den Raum verlassen, wird Ihnen klar sein, weshalb einige Ihrer Mitarbeiter nicht so motiviert sind, wie sie sein könnten. Sie werden jedoch genau wissen, was Sie zu ihrer Motivation beitragen können – was letztendlich Ihrem Unternehmen zu Gute kommt.“

    Bereits der Einstieg in eine Präsentation kann über Erfolg und Misserfolg entscheiden. Wenn Du die Zuhörer fesseln willst, kannst Du beispielsweise mit einer provokanten These oder einer überraschenden Frage beginnen. Besser wäre es, das Publikum zu Beginn direkt mit einzubeziehen oder mit einer lustigen Anekdote zu beginnen, die den Zuhörer abholt.

  • Körpersprache

    Mit einer entspannten Körperhaltung strahlst Du Souveränität aus – das merkt auch Dein Publikum. Sei entspannt; nehme eine aufrechte, bequeme Pose ein. Halte Blickkontakt mit den Zuschauern, denn das wirkt offen und ist eine indirekte Einladung zur Interaktion. Vermeide es den Blick in Deinen Folien zu vergraben oder von diesen abzulesen. Folien dienen lediglich als Ergänzung.

    Nutze außerdem den Platz, der Dir zur Verfügung steht. Auf einer größeren Bühne kommt es gut, wenn Du während des Redens, beiläufig den Bühnenrand abgehen. Es wirkt locker und dynamisch.

  • Authentisch bleiben

    Lachen erwünscht. Auch bei wissenschaftlichen Vorträgen sollte Humor nicht zu kurz kommen. Trockene Themen lassen sich nicht nur auf der Folie interessant gestalten, sondern auch mit themenbezogenen Anekdoten auflockern. Selbstironie kommt beim Publikum ebenfalls gut an und die Aufmerksamkeit ist ganz auf Deiner Seite.

    Wenn Du einen eher bescheidenen Sinn für Humor hast, ist das auch ok. Bevor Du einen schlechten Witz machst, mache lieber keinen.

  • Rhetorische Mittel einsetzen

    Wie bei jeder Präsentation erzielst Du mit rhetorischen Mitteln eine bestimmte Wirkung. Diese sprachlichen Stilmittel werden häufig in der freien Rede verwendet, um die Aufmerksamkeit der Zuhörer aufrecht zu erhalten. Eine bildhafte Sprache hilft dem Zuhörer bei der Visualisierung des Gehörten. Metaphern, Vergleiche und Parabeln lassen Deine Sprache besonders lebhaft und außergewöhnlich wirken. Bücher und Online-Kurse über Rhetorik und Präsentationstechniken sind dafür sehr empfehlenswert.

Was Du bei einer PowerPoint Präsentation vermeiden solltest

Die wichtigsten Tipps und Tricks für PowerPoint Präsentationen kennst Du nun schon. Hier findest Du noch ein paar Fehler, die Du bei einer Präsentation vermeiden solltest.

'Zahlen
Zahlen (Pixabay: © geralt)
  • Nichtssagende Zahlen: Auch wenn Daten und Zahlen Deine Aussagen untermauern, so kann sich nicht jeder etwas unter 50 Hektar vorstellen. 70 Fußballfelder sagen hingegen schon mehr aus. Auch kannst Du immer eine Referenzgröße einbauen, um es dem Publikum vorstellbarer zu machen. „Ihr Balkon zuhause im Vergleich zu 70 Fußballfeldern“.

  • Keine Antworten: Bereite Dich fachlich so gut wie möglich auf Fragen des Publikums vor. Schließlich geht es davon aus, dass Du Experte auf Deinem Gebiet bist, also sei gut vorbereitet. Viele Fragen kommen auch erst nach Ende des Vortrags und solange stehst Du im Fokus des Geschehens. Strahle also weiterhin Souveränität aus.
  • Füllwörter: „Äähm…mmhh…“ Damit ist leider keinem geholfen. Deine Zuhörer merken das schnell und prägen sich diese Unwichtigkeit ein. Du willst schließlich mit Wissen und Esprit glänzen und nicht als „Äähm-Mensch“ in Erinnerung bleiben. Nutze kurze Denkpausen, um Luft zu holen.
  • Unruhige Finger: Häufig bauen Menschen ihre Nervosität ab, indem sie am Mikrofon oder an der PowerPointer-Fernbedienung nesteln. Leider fällt dies den Zuschauern auf. Eine ruhige Körpersprache ist das A und O.
  • Kein Limit: Deine Präsentation will einfach kein Ende finden und die ersten Zuhörer versinken bereits in ihren Sitzen. Die Konzentration lässt spürbar nach. Hier gilt weniger ist mehr! Überlege vorher, welche Informationen für Deinen Vortrag wirklich relevant sind und ob Du Folien einsparen kannst. Wenn es doch mal mehr wird, solltest Du Deinem Publikum eine Pause gönnen. Diese wird häufig bei einer Stulle und einem Kaffee dazu genutzt, um sich mit anderen Zuhörern über das bisher verstandene auszutauschen – und Du kannst ebenfalls kurz abschalten.