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Change-Management -
Organisationsentwicklung erfolgreich realisieren

Change-Management
Change-Management (Pixabay: © kmicican)

Change-Management ist nach der reinen Lehre ein Veränderungsprozess, welcher in einem zeitlichen Rahmen zu einem definierten Termin beendet ist.

Tatsächlich sind die Marktbedingungen und die Arbeitsbedingungen heute so schnellen Erneuerungen ausgesetzt, dass Change-Management zu einer kontinuierlichen Führungsaufgabe geworden ist. Darin liegt die auch große Herausforderung, denn eine Umgestaltung erfordert stetige Zielverfolgung, damit sie nicht scheitert. Zusätzlich haben alle Betroffenen natürlich weiterhin dafür zu sorgen, dass das Alltagsgeschäft wie gewohnt erfolgreich läuft. Daher wird bei weitreichenden Veränderungen häufig ein externer Coach eingesetzt. Dieser ist nicht in das Alltagsgeschäft eingebunden und besitzt eine neutrale Distanz zu allen Beteiligten.

Change-Management erfordert von einer Organisation einen grundlegenden Wandel. Für einen erfolgreich verlaufenden Change-Management Ablauf wurden einige Methoden und Muster entwickelt. Immerhin bedeutet Wandel für die Beteiligten natürlich auch, dass sie sich von Bestehendem trennen müssen. Häufig scheitert es daran, dass die Rahmenbedingungen nicht konsequent beachtet und die Vorgaben nicht stringent befolgt werden.

Diese Abhandlung erläutert, was Change-Management bedeutet und gibt einen Überblick über bekannte Methoden. Sie beschreibt, welche Herausforderungen auftreten und wie diese erfolgreich zu lösen sind.

Inhaltsverzeichnis

  1. Was ist Change-Management?
    1. Change-Management Definition
    2. Warum Change-Management?
  2. Veränderungsmanagement ist kein Selbstzweck
  3. Change-Management Modelle
    1. Das 3-Phasen-Modell von Kurt Lewin
    2. Das 8-Phasen-Modell von John P. Kotter
  4. Herausforderungen im Veränderungsmanagement
    1. Wertewandel
    2. Fachkräftemangel
    3. Digitalisierung
  5. Erfolgreiche Veränderung benötigt Coaching

Was ist Change-Management?

Change-Management ist eine Methode, um weitreichende Veränderungen in einer Organisation umzusetzen. Dafür werden Prozesse, Entscheidungen, Strukturen und Verhaltensweisen gravierend aufgebrochen und neue Taktiken entwickelt. Die Umsetzung erfordert eine strukturierte Vorgehensweise, welche organisiert, damit sich alle Tätigkeiten, Aufgaben und Maßnahmen am definierten Ziel ausrichten.

Change-Management Definition

Change-Management hat die Aufgabe, eine weitreichende Veränderung in einer Organisation zu bewirken. Alle Projekte, Aktivitäten, Maßnahmen und Aufgaben sind dafür auf die Zielerreichung ausgerichtet. Change-Management richtet sich in der Regel danach, neue Strategien zu verfolgen und gewachsene Strukturen zu verändern. Häufig geht es auch darum, technische und organisatorische Systeme zu erneuern sowie Prozesse und Abläufe zu verbessern. Auch sollen Verhaltensweisen von Mitarbeiter in der Organisation beeinflusst und verändert werden.

Warum Change-Management?

Es gibt viele Anlässe, warum Change-Management erforderlich ist. Änderungen im Unternehmensumfeld und technische Entwicklungen, sind dabei Treiber, die von außen einwirken und einen Wechsel erfordern.

Das Veränderungsmanagement erfolgt, um reaktiv oder proaktiv einen Wandel aus unterschiedlichen Gründen und auf verschiedenen Ebenen zu erreichen:

  • Neue Technologien einsetzen
  • Veränderte Erwartungen der Mitarbeiter
  • Handlungen der direkten Konkurrenten
  • Arbeitsabläufe und Arbeitsanweisungen anpassen
  • Strategische Anpassung oder Neuausrichtung
  • Selbstverständnis und Kultur der Organisation erneuern
  • Führungssysteme modernisieren
  • Organisationsentwicklung aktivieren
  • Globalisierung

Eine erfolgreiche Umgestaltung ergibt sich, wenn es gelingt, alle beteiligten Menschen und die Organisation in das Change-Management zu integrieren und mitzunehmen.

Veränderungsmanagement ist kein Selbstzweck

Entwicklung ist dann erforderlich, wenn eine Organisation oder ein Arbeitsablauf sich essenziell neu ausrichtet. In der schnelllebigen Zeit sind Veränderungen immer dann erforderlich, wenn strategische Neuausrichtungen erheblich sind. Neue Technologien verändern Arbeitsabläufe oder das Geschäftsmodell, neue Märkte sollen erschlossen oder neue Produkte eingeführt werden. Diese genannten Beispiele benötigen Change-Management, damit sich Umgestaltungen aus der Organisation entwickeln.

Bei aller Euphorie für Veränderung muss unbedingt darauf geachtet werden, dass diese sich nicht zu einem Selbstzweck entwickelt. Die Gefahr besteht immer dann, wenn diese ohne realen Anlass initiiert wird oder weil externe Beratungsunternehmen ihre neuen Konzepte verkaufen wollen. Für eine Organisation besteht die Herausforderung darin, zu erkennen, ob ein wirklicher Veränderungsbedarf besteht, der einen komplexen Change-Management Projekt erfordert. Kleine Anpassungen und Änderungen geschehen täglich im Kleinen und bedeuten ebenso einen Wandel. Diese können aber auch ohne aufwendiges Veränderungsmanagement erfolgen.

Change-Management Modelle

In den letzten Jahrzehnten wurden verschiedene Muster für das Management von Änderungen entwickelt. Wichtig ist zu wissen, dass ein Modell lediglich eine vereinfachte Darstellung einer komplexen Wirklichkeit ist. Es soll zur Komplexitätsreduktion führen und dabei helfen, einen Handlungsrahmen zu erstellen. Auch wenn sich die verschiedenen Beispiele in ihren Ansätzen (Methoden, Phasen, Zeitintervallen, etc.) unterscheiden, ähnelt sich die Aufgabenstellung bei den Erfolgsfaktoren. Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass entscheidende Faktoren für erfolgreiche Veränderungen gelten.

Von herausragender Bedeutung sind:

  • Frühzeitige Information und Kommunikation mit allen Betroffenen
  • Umfassende Einbindung aller Betroffenen über alle Phasen
  • Entwicklung von Visionen und Zielen
  • Vorleben von Veränderungsbereitschaft durch Führungskräfte

Das 3-Phasen-Modell von Kurt Lewin

Das Modell von Kurt Lewin (1890-1947) gilt als eines der grundlegendsten Modelle im Change-Management. Sein Phasenmodell stützt sich auf die sogenannte Feldtheorie. Demzufolge wirken in Organisationen zwei gegensätzliche Magnetfelder.

Einerseits sind das die Beharrungskräfte, diese halten am Bestehenden fest. Sie streben nach Sicherheit und haben Angst vor Veränderung. Aber auch mangelnde Ressourcen wirken dagegen. Auf der anderen Seite die drängenden Kräfte, welche Veränderungen hervorrufen (z. B. Globalisierung, neue Technologien, neue Wettbewerber, Erwartungen der Beteiligten,…).

Lewin hat in seinem Modell drei Phasen beschrieben, welche während eines Veränderungsprozess absolviert werden.


  • Phase 1 (Unfreezing)

    Lewin geht davon aus, dass in der Phase des Auftauens, die drängenden Kräfte überhand gewinnen. Daraus erfolgt die Vorbereitung auf die Veränderung. Es beginnt mit der Analyse des Bestehenden und den Chancen aus einer Veränderung. Wichtige Bausteine in dieser Phase sind Information, Diskussion und Motivation aller Beteiligten. Ein Veränderungsbewusstsein wird bei den Betroffenen angefacht.
  • Phase 2 (Changing)

    In der Bewegungsphase werden Änderungen initiiert und durchgeführt, Lösungen erarbeitet und Neues wird ausprobiert. Es bilden sich Reaktionsweisen heraus und das Bestehende wird abgelegt. Voraussetzung für erfolgreiche Veränderung sind Übernahme von Verantwortung sowie das Trainieren und Überwachen der erforderlichen Prozesse.
  • Phase 3 (Refreezing)

    Die Um- und Eingewöhnung in die neue Situation bezeichnet Lewin als das Einfrieren. Im Mittelpunkt der Phase 3 stehen Implementierung und Stabilisierung der neuen Strukturen. In dieser Phase soll ein Rückfall in hergebrachte Strukturen vermieden und ein neues Gleichgewicht geschaffen werden.

Das 8-Phasen-Modell von John P. Kotter

John P. Kotter hat das Modell von Kurt Lewin weiter entwickelt. Aufbauend auf das von Lewin entwickelte Modell hat er sein 8-Phasen-Modell ausgebildet. Er konnte in seinen Studien beweisen, dass bei mehr als der Hälfte der von ihm untersuchten Umgestaltungen, die Veränderungen bereits in der Anfangsphase scheitern. Nach seinen Studien gelingt ein erfolgreicher Wandel erst dadurch, dass alle Schritte seines 8-Stufenmodells durchlaufen werden. Diese acht Stufen hat Kotter entwickelt:


  1. Gefühl der Dringlichkeit vermitteln

    Bei Führungskräften und Mitarbeitern ein Gefühl der Dringlichkeit für eine Veränderung erzeugen.
  2. Führungskoalition aufbauen

    Überzeugende und authentische Personen in einem Team vereinen und für gegenseitiges Vertrauen sorgen.
  3. Vision und Strategie entwickeln

    Eine übergeordnete Vision erzeugt den erforderlichen Anreiz, um daraus eine Strategie für die gelungene Umsetzung zu entwickeln.
  4. Vision kommunizieren

    Voraussetzung, um alle Beteiligten von der Notwendigkeit der angestrebten Veränderung zu überzeugen, ist eine kontinuierliche, breite und offene Kommunikation in der Organisation.
  5. Hindernisse aus dem Weg räumen

    Um die Mitarbeiter zu motivieren, nach der Vision zu handeln und diese zu entwickeln, gilt Empowerment auf möglichst breiter Basis als ein wichtiger Erfolgsfaktor.
  6. Kurzfristige Ziele und Erfolge sichtbar machen

    Nichts motiviert mehr als Erfolge! Kurzfristige und erkennbare Ziele und Erfolge schaffen Rückhalt für den weiteren Fortschritt.
  7. Veränderung weiter antreiben, nicht nachlassen

    Erreichte Zwischenziele müssen gesichert und weiter entwickelt werden. Tief greifende Umgestaltungen erfordern viel Zeit und Beharrlichkeit.
  8. Veränderung in Kultur der Organisation verankern

    Ein erfolgreiches Change-Management ist erst gelungen, nachdem die erzielte Veränderung ausnahmslos mit der Unternehmenskultur verwachsen sind.

Herausforderungen im Veränderungsmanagement

Herausforderungen
Herausforderungen (Pixabay: © mohamed_hassan)

Diese beiden Modelle bilden die Basis für die unzähligen weiteren Modelle, welche von verschiedenen Personen und Beratungsunternehmen zum Änderungsmanagement entwickelt wurden. Letztendlich gehen alle davon aus, dass ein Veränderungsprozess immer eine Strategie erfordert. Eine erfolgreiche Organisationsentwicklung setzt bei allen Modellen generell ein schlüssiges Konzept, welches neben Visionen auch erreichbare Ziele enthält, voraus.

Unabhängig davon, nach welchem Muster Veränderungsmanagement erfolgt, bestehen Rahmenbedingungen, die generell zu beachten sind. Ein erfolgreicher Wandel setzt voraus, dass die Mitarbeiter und Führungskräfte in alle Phasen eingebunden sind und über die Strategie kontinuierlich informiert werden. Mitarbeiter sehen Neuerungen zunächst eher skeptisch. Die herausfordernde Aufgabe der Führung besteht darin, den Mitarbeitern diese Ängste und Unsicherheiten zu nehmen.

Wertewandel

Eine Organisation besteht nicht aus Maschinen, Sachanlagen, Geräten und Papieren. Sie lebt von Menschen und wird von diesen gestaltet. Der Wandel von grundlegenden Werten im sozialen Umfeld überträgt sich daher auch direkt auf eine Organisation. Materielle Werte haben bei den Menschen zwar weiterhin einen hohen Stellenwert. Allerdings nehmen immaterielle Werte bei den grundlegenden Lebenseinstellungen einen immer größeren Raum ein. Selbstverwirklichung und Gesundheit spielen dabei eine ebenso große Rolle, wie Familie, Freizeit und das soziale Umfeld.

Fachkräftemangel

Neben dem demografischen Wandel wirken weitere Faktoren auf die Arbeitswelt ein. Aktuell ist die Anzahl der Menschen, welche lange Wege zur Arbeitsstelle auf sich nehmen, so groß wie nie. Allerdings setzt sich immer mehr die Erkenntnis durch, dass langes Pendeln konträr zum eigenen Wertewandel steht. Der Fachkräftemangel stellt an Unternehmen neue Herausforderungen für deren positive Geschäftsentwicklung. Der Wettstreit um gut ausgebildete und hoch befähigte Mitarbeiter ist bereits entbrannt. Qualifizierte Fachkräfte wissen um ihren Stellenwert und können es sich leisten, immaterielle Werte in die Auswahl ihres Arbeitgebers einzubeziehen. Wie lassen sich berufliche Perspektiven mit der persönlichen Ideologie am besten in Einklang bringen? Entsprechen Aufgabe, Einkommen, berufliche Perspektiven und die Mitarbeiterführung den eigenen Wertvorstellungen? Die potentiellen Mitarbeiter entscheiden sich für den Arbeitgeber, der mit den eigenen Werten am besten übereinstimmt.

Digitalisierung

Die Digitalisierung erfordert von Organisationen und Mitarbeitern tief greifenden Wandel. Immer schneller erobern neue Technologien den Arbeitsalltag. Kommunikation erfolgt zunehmend in virtuellen Räumen und automatisierte Prozesse lösen repetitive Arbeitsprozesse ab. Industrie 4.0 verfolgt das Ziel, Produktions- mit IT-Technologien zu verbinden. Diese grundlegenden Umbauten erfordern ein kontinuierliches Management der Anpassungen.

Erfolgreiche Veränderung benötigt Coaching

Erfolgreiches Veränderungsmanagement setzt voraus, dass alle Beteiligten in den gesamten Prozessweg eingebunden werden. Der Erfolg basiert darauf, dass die eigenen Mitarbeiter die wesentlichen Veränderungen erarbeiten und verwirklichen. So bleibt das entstandene Wissen in der Organisation. Die entstandenen Lösungen finden mehr Akzeptanz, da sie von Insidern realitätsnäher entwickelt wurden.

Eine erfolgreiche Umsetzung erfordert die qualifizierte Betreuung über die gesamten Prozesse. Qualifizierte Betreuung bedeutet dabei in erster Linie, dass der Coach die Beteiligten durch Empathie, Glaubwürdigkeit und Kommunikation überzeugt.

Alle bekannten Modelle im Change-Management unterstellen, dass Veränderung nur gemeinsam mit allen Betroffenen umsetzbar ist. Daher ist eine der Grundvoraussetzungen, dass Führungskräfte verständlich erklären, dass wirkliches Interesse daran besteht, nach gemeinsamen Lösungen für die Veränderung zu suchen. Erfolgsfaktoren für eine gelungene Organisationsentwicklung verlangen ein positives, unterstützendes Führungsverhalten. Selbst bei einem im Detail entwickelten Konzept lassen sich auftretende Imponderabilien niemals ausschließen.

Alle Modelle gehen davon aus, dass es innerhalb eines Veränderungsprozesses Situationen geben wird, in welchen Widerstand und Rückfall in alte Verhaltensweisen drohen. Gerade in solchen Lagen sind Interaktion und Diskussion unbedingt erforderlich. Daher sind Projektverantwortliche jederzeit verpflichtet, Ausschau nach drohenden Blockaden und Problemen zu halten. Rechtzeitiges Erkennen von Befindlichkeiten, Gefühls- und Stimmungsschwankungen hilft, die Mitarbeiter in das Projekt zurückzuholen. Mit stetiger Interaktion sind Erwartungen, Anforderungen sowie Rahmenbedingungen klar herauszustellen. Unabdingbar ist beständiges herausarbeiten, welche positiven und negativen Konsequenzen sich aus dem Konzept und dem geänderten Verhalten ergeben. Gelingt dies, sind weitere Erfolgsfaktoren vorhanden um das Konzept gelungen umzusetzen.

Erfolgreiches Change-Management setzt professionelles Coaching voraus. Ob ein Projekt von einem externen Coach begleitet wird oder durch eine im betreuen erfahrene Führungskraft, spielt keine Rolle. Entscheidend ist, dass bei der Vorgehensweise die erfolgreichen Arbeitsweisen beachtet werden. Wesentlich ist, dass der verantwortliche Betreuer aufmerksam und sensibel das Verhalten der Betroffenen in den einzelnen Phasen beobachtet und die untersuchten Techniken anwendet.

Als besonders wegweisend wurde bewiesen, dass Veränderung sich nur mit Einfühlungsvermögen vorantreiben lassen. Die Betroffenen sind in alle Phasen kontinuierlich einzubinden und müssen dazu abgeholt werden. Es gilt, Vertrauen zu schaffen – besser vorhandenes Vertrauen auszubauen - und Energie für den Wandel zu wecken. Überzeugte und engagierte Mitarbeiter sind dann leistungsbereit, wenn ihnen die Glaubwürdiger eine Organisationsentwicklung vermittelt wird. Werden alle erforschten Regeln befolgt, wird die gestellte Aufgabe erfolgreich sein.


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